天職の舞台裏

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天職の舞台裏

天職と思って日々仕事をしてますが、その舞台裏で色々考えていること、あるいは水面下でジタバタしてることを書いています。

スケジュールが厳しいとき

タスク管理

今週のWRMのQは、

これまでで一番厳しいスケジュールはどのようなものでしたか。そして、それをどのように乗りこえましたか。

でした。読んだ瞬間に、タイトなスケジュールで死にそうになっていた頃のことが走馬燈のように駆け巡り、具合が悪くなりました(冗談です)。

脊髄反射のように思い出したのは、今の勤務先に入社してからのあれこれだったのですが、先日読み返した旧ブログや日記を手がかりに思い出すと、特許事務所時代も相当厳しいスケジュールで仕事をしていました。ただ、少し種類が違うな、と。

自分で招いた系

特許事務所時代は、クライアントの期末(3月、9月)と年末に新規の特許出願依頼が集中する傾向にあり、毎年季節労働者のようにその時期にはハードな日々を送っていました。残業し、持ち帰り、休日出勤し、年末年始にスキー場で書いていたことも珍しくありませんでした。

なぜいつもこの時期にタイトになってしまうのかといえば、通常は多少のバッファを取って仕事を受けているところ、この時期は「もう少しなんとかなりませんか」のように押し込まれる傾向があり、全部断り切れずに見切り発車的に受けてしまう(そうせざるを得ない事情がある)ことによります。

1件1件の中身は異なるので、このくらいかかるだろうと見込んでいても、書いてみるともう少し下調べが必要だったり、うまく筆が乗らなかったりして、予想より時間がかかることがあります。逆の場合もないわけではありませんが、圧倒的に予想を上回ることが多いです。

というのも、たいていの場合、見積もりは、楽観的に(事故は織り込まずに)立てられています。そもそも、余裕を持った計画を立てていては決して受けられない件数を受けているので、見積もりの精度を云々している場合ではないのです。

という、原因も結果もわかっているスケジュールの厳しさで、それも毎年到来するので、その時期は覚悟を決めてひたすら邁進するしかありません。寝食を忘れたりはしませんが、それ以外の時間はすべて投入することで乗り切ります。割り込み厳禁、急ぎの仕事は受けませんし、伸ばせるものは全部先送りします。こうした時期を過ぎた翌月は、クライアントからの依頼も停滞するので、先送りしても大丈夫という面もあります。

外から要求される系

上記のようなスケジュールの厳しさは、究極的には仕事を受けなければ発生しませんので、(その後干されるかもしれませんが)コントロール可能なものと言えます。

対して、外部要因でスケジュールがタイトになる場合は、別の厳しさがあります。今の勤務先に入社してから、誰かに「仕事のペースで仕事をする(べき)」と言われたことがあり、「この仕事でそれやったら死にます」と真剣に思ったものでした。

訴訟紛争が高頻度で発生し、常に複数件をハンドリングしていると、手続き的な期限や交渉の旬がこちらの都合はお構いなしでひっきりなしに到来します。手続は延長が可能な場合も少なくありませんが、条件交渉は、時機を逃すとおなじだけ有利な局面は二度と回ってこないことの方が多く、最適な解決をしようと思えば、そのペースに乗るのがなによりも重要だったりします。

要するに、「今でしょ」状態がしょっちゅうやってくるので、それに合わせて仕事をしていると、そうでない仕事は全部吹っ飛びますし、吹っ飛ばした仕事は二度と復活できないことも多いです(こっちも旬が過ぎてしまったり、思い出せなくなったり。)。先送りしたり断捨離したりした仕事の因果が後々になって巡ってきて忸怩たる思いになったことも何度もあります(が、どうにかできていたかと自問してもおそらく無理だったろうな、と。)。

一時的なものであれば、とりあえず走って先送りしてその他を捨ててしのいで終わりまで駆け抜ければいいのですが、恒常的に続くと妙にハイになった挙げ句倒れます(倒れかけました)。こうなると、人を増やすか、最適条件で解決することを諦めるか、その両者の組合せをとるかになりますね。

倒れかけて学習したので、仕事のペースと自分のペースが折り合うようにできるだけ努めるようになりました。