天職の舞台裏

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天職の舞台裏

天職と思って日々仕事をしてますが、その舞台裏で色々考えていること、あるいは水面下でジタバタしてることを書いています。

タスクシュートは、平常運転を楽に続けるためのガイド

以下の記事を読みました。

タスクシュートは、がんばるためのツールではなく、がんばらないためのツールなんだよ | Designer's Cafe

何度か書いていますが、私がタスクシュート方式のツールとして使っているのはプライベート部分では「たすくま」で、仕事部分ではTaskChute2です。

「たすくま」を使い出したのが2014年7月16日。その前はプライベートでもTC2を使っている時期が数ヶ月あります。

そして、1年強経過して、もはや「たすくま」なしの生活は考えられません。仕事の方は同様に考えているわけではありませんが、とりあえずここでは傍に置いておきます。

上記のブログで、タスクシュートについて、こんな風に書かれていました。

タスクシュートが、分単位で記録を残すのは、「何にどれくらいの時間を使っているのか」を知るためです。

何のためにそんな情報を記録しておくのかといえば、「どうやってムリをせずに、タスクをやりくりするか」を考えるためです。

 

「がんばらないで、どうやって上手くやりくりするか」、そのヒントをくれるのがタスクシュートなんです。

そこで、自分にとってタスクシュートはなんだろう、と考えてみました。結果、タイトルの通り、「平常運転を楽に続けるためのガイド」というのが現在の認識です。要素としては、「平常運転」ということ、「楽だ」ということ、「続けられる」ということの3つですね。

平常運転

普段の生活は、繰り返しすべきこと、繰り返しやりたいことに満ちています。ここでは「すべきこと」や「やりたいこと」をタスクと呼びます。

そして、これらはたいていの場合、決まった時間に決まった順序でやりたいものです。ここで「やりたい」というのは、その方が時間的・動線的に効率的だったり、負荷的に軽かったりするのでそうした方が適切、というのを含みます。

こうした繰り返しやる類のタスクは、3種類に分かれるように思います。

(1) 放っておいてもおそらくは忘れない=習慣になっているもの

  • 食事をする、歯を磨く、着替える、など

(2) たいていは憶えているけど、確実に実行するにはリマインダーがあった方がいいもの、またはあまりやりたくないので放置するとやらなくなってしまうもの

  • 日常・季節のメンテナンス(もののケア)系。例えば、ゴミ出し、アイロン、修理、衣替え、季節ものの入れ替えなど。

(3) 新しく習慣ににしたいもの

  • ストレッチをする、家計簿をつける、日記を書く、読書をする、ブログを書く など。

これらを取り混ぜて、あー、忘れてた、とならずに、できれば先送りもあまりせずに毎日を過ごしたいと思っています。その方が充実感が高いからです。

続ける

平常運転を続けるには、(1)いつもの日をいつものように実行すること。(2)いつもでない日をどう過ごすかということ。(3)いつもでない日からいつもの日に復帰すること。これら3つが必要です。

いつもの日をいつものように実行する

これは、忘れずに実行するということと、やりたい時間内(例えばその日のうちに、または、午前中のうちに、など)に実行するということが重要です。

忘れずに実行するためには、TO DO Listなどを用意して漏れなく実行するようにすればよいのですが、時間内に実行しきるためには、それぞれのやりたいこと・やるべきことにどのくらいの時間がかかるのかが分かっている必要があります。

そして、これがタスクシュートの本領ですが、そのためには、かかった時間を記録しておき、その記録に基づいて予測する必要があります。記録に基づかない見積は常に甘くなるからです。

計画が実行できそうかの調整が事前にできるのが上記のブログで言及されているタスクシュートの良さですね。

いつもでない日をどう過ごすか

私の場合、典型的には出張です。朝早く出る必要があって、朝の平常タスクが全部こなせないことがあります。また、夜が遅くなるために、夜のタスクもこなせないことがあります。あるいは、いつもの時間帯に実行することができず、就寝時刻が遅くなることがあります。そのせいで、次の朝がいつもの時間に起きられなくて、次の朝のタスクが実行できなくなったりもします。

泊まりの場合は、手元にPCを持っていなかったり、スキャナーがなかったりと、環境が自宅と異なるのでいつものタスクが実行できないこともあります。

逆に、移動中などは、通常なら仕事中の時間帯であっても、読書をすることができたり、ブログを書くことに使えたりする場合があります。

出張のような予め分かっているイベント以外にも、仕事が立て込んでしまって残業せざるを得ない日もあります。残念ながらそういう日が続く状況だってあります。さらに、風邪をひいたり、夏バテで調子が悪かったり、一日中寝て休養せざるを得ない日もあるでしょう。

普段の週末は、平日とは多少異なる平常運転のことが多いでしょうが、長期休暇はいつもでない日の代表ですね。

いつもでない日であっても、すべてをスキップせずに、できるだけ平常運転は続けたい。なので、何ができて何ができないか、何をしたくて何はスキップするかを決めます。そして、それは、その場で考えるよりも事前に決めておいた方が効率良く実行できますし、認知資源も節約できます。

いつもでない日からいつもの日に復帰する

習慣になっていたことを何かの事情で1日スキップすると、次の日はそれを思い出すことができなくて、意図せず再度スキップしてしまうことがあります。2度スキップすると、3日目に戻ってくるのはとても難しい。そのようにして失われてしまった習慣がいくつもあります。

ということは、スキップしたタスクが多い、いつもでない日から、いつもの日に復帰するのはとても重要です。ここでガイドがあれば、認知資源を消費することなく、淡々と、平常運転に復帰することができます。何も考えず、いつもの時間帯に並んでいるタスクを実行していくだけでよいのです。

夜遅く出張から帰ってきて、翌日いつもより1時間遅く起きたから大半のタスクをスキップして、いつもでない日が1日半続いてしまっても、夜は平常運転にできますし、翌日も平常運転が普通にできます。

軌道の修正が安心して自動的にできるというのはとてもありがたいことなのです。

「たすくま」が手放せなくなった頃から、平常運転の復帰に失敗して日常がカオスになることがなくなりました。帳尻を合わせようとして無理をすることもなくなったせいか、並行して、体調を崩して寝込むこともほぼなくなりました。

楽にできる

平常運転を続けることは、誰しもやっていることです。意識していなくてもできる部分も多く、生活するというのはそういうものだとも言えます。

しかし、意識せずにやっていると、忘れることも頻繁にあります(特に歳をとるとどんどん忘れることが増えます)。その時面倒に感じて先送りしている間にやらなくなってしまい、メンテナンスが必要なのに顧みられない状態が常態になってしまうこともあります。せっかく習慣になってきたのにいつのまにか失われてしまうこともあります。

実は、2〜3年前まで、こうしたことは、年齢が上がれば仕方がないことで、受容するしかないなのだろうと諦めていたのです。歳をとるとそれまでできたことが色々できなくなっていき、いつのまにか諦めるのが上手くなっていました。

そんな中、タスクシュート、特に「たすくま」と出会いました。それまでも、TaskChute 2を使ってはいたのですが、ExcelベースでPCが必要なため、思想は同じでも、普段の生活の「楽」なガイドとしてはもの足らないところがありました。「たすくま」は、iPhoneアプリであり、家の中でもどこでも持ち歩くことができます。次に何をしようと考えなくても、そこにガイドがある。ボタンをおして開始する。終わったら終了する。次のタスクのボタンを押す。実行する。終了ボタンを押す。

いつもの日の朝も夜も同じタスクリストをたすくま上で見ているのですが、それでも、あ、次はこれをするんだった、と思うことが何度もあります。たすくまに預けているので覚えていなくて良い、という側面もあります。安心して忘れてしまって良い。たすくまを見れば着実に平常運転ができます。

なんらかの理由でいつもの時間にいつものタスクができないときも、では、どれをスキップするのか、短縮するのかリストを見て調整することができます。5分ほどかけて調整したら、その通りに実行していきます。間に合うだろうか、とずっとハラハラしながら行動しなくても良いのです。寝坊したときも、疲れているときも、覚えていたり心配したりすることにエネルギーを使わなくて良いのでとても楽です。

ちなみに、タスクリストを圧縮するときは、物理的にできない場合でなければ、完全にスキップするのではなく、1分でもそのタスクに向かい合う方が良いようです。完全にスキップしてしまうとそこにガイドがあっても復帰のハードルが上がります。

たすくまがあって良かったと思う一番は、いつもでない日からいつもの日への復帰(平常復帰)が楽になったこと。考えずにガイドに沿って戻れるので、こぼれ落ちることがなく、安心できます。

次いで、調子が万全でなくてもできることがある、ということが分かって、少しだけやってみようと思えるようになったこと。おかげで、フィジカル・メンタルな理由で何もできずに全滅する日が減りました。

こうした安心感は、使っている間に蓄積されてきたものです。マメに記録して、記録に基づいてタスクリストを作り、自分用にチューンしながら使い続けることで、ガイドに沿って実行していけば大丈夫、という自信になっています。

タスクシュート(だけ)ではできないこと

とはいえ、タスクシュートは、タスク管理システムのすべてをカバーするものではありません。これさえあればすべてがうまくいくという魔法の杖ではないのです。

習慣にする、習慣になっていることを楽に続けるのには最強のツールだと思いますが、ゴールの決まっているプロジェクトを締め切りまでに確実に達成するには、タスクシュートだけでは足りません。

タスクシュートを使って、毎日、そのプロジェクトのために一定時間を確保して、自分の行動を確実にそれに向けることはできます。

しかし、その積み重ねた結果を、成果物として期限までに結実するようにコントロールするには、別途、マイルストーンを設定し、進捗を確認し、遅れが出ればいつもより余分に時間を取るなどの対応を取る必要があります。これはタスクシュートを見つめているだけでは見えてきません。

現在、私は仕事上でTaskChute2を使っていますが、プライベートよりも成果が感じられないのは、このあたりに原因がありそうです。プロジェクトを進める方のシステムが確立していない悩みですね。こちらは長く悩んでいるのですが、まだ出口に至りません。