天職の舞台裏

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天職の舞台裏

天職と思って日々仕事をしてますが、その舞台裏で色々考えていること、あるいは水面下でジタバタしてることを書いています。

仕事上のタスクシュートは、脱線を防いで集中する時間を確保するツール

タスク管理

先週、私にとってのタスクシュートは、プライベートでは、「平常運転を楽に続けるためのガイド」だというエントリを書きました。

backstage.senri4000.com

このエントリを書いた後で、では、仕事ではどうなのだろう?とずっと考えていました。

仕事では、たすくまではなく、TaskChute2(TC2) を使っています。Windows上、Excel2007で動かしています。たすくまが出た頃に、仕事も全部たすくまで賄おうかと思ったのですが、ほとんどデスクワークなのに、ちまちま仕事中にiPhoneを触るのはあまりよろしくなくて止めました。会社の自席にいるとき限定で、TC2を使っています。出張で自席を離れている時は、たすくまを使います。

仕事は9時から18時までの定時内で8時間。1日平均2~3個の会議があり、週に1回程度の出張がありますが、それでも数時間は連続して自席にいます。プライベートと同じように、繰り返しやるべきこともそれなりにありますが、それよりも、すぐには終わらない、一定期間をかけて成果を出すことを求められる仕事が中心です。

息子1号に、こんなふうに聞かれたことがあります。

仕事って、いくつも並行してやるものなの?

それをどうやって進めるの?

時間割みたいに区切ったりするの?

タスクシュートを知らなかった頃

朝机の前に座ってPCを立ち上げ、特に何も考えずに仕事を始めると、なんとなく来ているメールを確認し、その中に処理しなければならないことが含まれていればそのままその仕事に突入してしまう。そうしているうちに昨日やっていたことがまだ終わっていなかったことに気がついてそれが気になりだし、途中で手を止めてそちらを始める。なかなか終わらないので気がつくとお昼が来る。午後からは会議だった。あ、この準備していないよ~、と慌てて資料を用意する。

以前はこれに近いような仕事をしていた時期もありました。さすがにここまで凄くはなくて、今週やるべきことはノートにリストアップされていて、毎朝それを確認し、終わったら消し込みをする。入ってきたものは追加して記入する、くらいのことはやっていたと思いますが。

TaskChute2と共に仕事する

今は、朝、TC2を立ち上げて、まず昨日のログを出力します。今日のタスクは、昨日のログを見るから始まっているので、開始時間を入力して、ログをつらつら見ていきます。すっかり忘れていた昨日の仕事がコメントを読んでいく間に蘇ってきます。

次に、朝のメールチェック。ざっと読んで、処理が必要なものにスターを付けていきます。処理自体はあとから時間を取ってあるのでここでは行いません。そう決めていても以前はつい忘れて処理に入ってしまうことが多かったのですが、さすがになんども失敗して慣れました。今では、10分かからずにチェックしてスターの付与を行います。そもそも、タスクの名称は「メールチェックして★を付与」にしています。

次に、本日の予定を確認し、TC2のタスクに入っていないものがあれば挿入します。そして、各セクション内にタスクが収まるように入れ替えたり時間を短縮したりして調整します。これが5分程度。

終了した頃に朝礼が始まります。朝礼後、業務開始。

集中して仕事する

朝一番から会議が入っていることは稀なので、今日一番時間と集中力をかけたい仕事に取り組みます。大体30分~60分かけます。その間は、メールも見ませんし、人から話しかけられても後に回してもらいます。

10時から会議が入っていることも多いですし、そのくらいになると電話がかかってきたり人が報告や相談に来ることも増えてきます。そうした割り込みがない場合は、もう少し続けることもありますが、60分を超えて同じ仕事を集中して続けていると、朦朧としてきます(苦笑)。なので、適宜、軽めの作業を挟みます。

時に、同じ仕事を続けてやっていて気がつくと2時間半とか経過していることがあるのですが、おそらくそういうときは、ずっと集中しているわけではなくて、調べたり、読んだり、書いたり、考えたり、という種類の違うことをとりまぜてやってしまっているのだと思います。あまり長く同じ仕事に取り組んでいると、他がふっとぶので、できるだけタイマーをかけてやるようにしています。

軽めの作業は15時以降に

午後一番も会議が多い時間帯です。会議がないときは、集中する仕事をここにも入れます。または、予定の会議でなくても人と話をして方向性を決めたりすることを入れます。食事後で眠いときは、人と話をするのがベストです。

午前も午後も集中して仕事をしていると、だいたい15時頃でMP枯渇、または電池が切れたような状態になります。ほとんど頭が働かず、このまま寝そうな状態になるので、15時~16時には、頭を使わなくて良いデスクワークを詰め込んであります。

ワークフローの承認、旅費や経費の精算、請求書の処理、郵便物の処理、メールのチェック、社内の掲示板のチェック。★を付けたメールをチェックして、軽めのタスクを処理します。重くない回答が中心になります。手帳やカレンダーの同期、出張の経路検索などもこの時間帯にやります。

頭を使わなくて良い作業ばかりなので、うっかり朝一番の元気な間にこうしたものをやらないように気をつける必要があります。そのためにも、TaskChuteをガイドに使い、すべてのタスクは、これから実行すると宣言(=現在時刻を入力)します。慣れてくると、宣言したものだけを実行するのが通常になり、やっている間に思いついて他のことをする、という脱線が減ってきます。宣言効果は地味に大きいようです。

16時以降は

軽い作業で回復してくると、16時以降にもう一度ある程度大きめの仕事が入るようになります。ここでは、★をつけたメールの重めの回答やメールから派生したタスクをすることが多いです。期限によっては、集中するタスクを入れることもあります。ただ、うっかり大きめのタスクを入れてしまうと、定時までに終わりきらず、そのまま残業に突入してしまいがちなので要注意です。

集中する時間とMP切れとの関係

朝は一番エネルギーが豊富なので、集中して取り組みたい仕事に当てているのですが、しっかり時間をかけて朝から取り組むと、お昼すぎにはすっかりエネルギーが枯渇してしまい、もう店じまい、帰りたいとなってしまいます。

さすがに午前中だけ集中して取り組んだからといって、成果を出すべき仕事が完了するほどは捗らないので、あとの一日をなんとかエネルギー補給しつつ低速運転で過ごすことになります。

こう極端な1日が続くと、もう少し朝のエネルギーを温存して1日保たせた方がいいのではないかという気もしてきます。使うエネルギーの配分に課題がありそうです。

まとめ

という感じで、メリハリをつけるというか、集中して取り組みたい時間を確保するために、そうでないタスクをだらだらやらないようにする、それを可視化して意識的に行うガイドとしてタスクシュートを使っているのが仕事での使い方、と言えそうです。