可視化、見える化が重要とよく言われます。ミーティングで口頭で合意したこと・決めたことも書き出さないでそのままにしておくと記憶が風化して期待されたアクションができないこともあります。
最近気になるのは、こうして皆で擦り合わせた認識・理解を書き出したはずなのに、書き出されたものが逆に足を引っ張る事態が発生しているということです。
書いたものをチェックしている？
書き出したものは関係者間でチェックをします。しかし、ミーティングを行った直後に確認するのが通常なので、頭にはミーティングの内容が残っています。このため、書き出した内容が厳密にミーティングでの話と一致していなくても、大体のところで「それっぽい」内容が書かれていればそのままスルーしてしまうことが多いようです。ひどいときには、ミーティング前に用意された叩き台がほとんど修正せずに利用されることもあります。そのままミーティングで承認されたわけでもなくて、その中で色々揉まれているし、方向性も変わっていることがあるにも関わらず、です。
逆に、書き出したものを書いた直後に確認せず、そのままにしておいて、次にそのタスクに取り組むときまで放置されることもあります。この場合、開いた時間の長さにもよりますが、ほとんどミーティングの内容を覚えていないので、書いたものが頼りになります。そして、書かれた内容が上記のようにミーティング内容とずれていたとしても、既に覚えていませんから、書いたものが正になり、それがミーティング前に用意されたものそのままであれば、ミーティングの以前の状態に戻ってしまうことになります。
書かれたものに引きずられたが故の手戻り
すっかりミーティングの甲斐がない状態になっていますが、その場ではそれに気づいていません。プロジェクトが進行し、アクションを重ねていくと、ズレが生じていることが明らかになってきます。
そういえば、そういう点はこのあいだのミーティングで指摘されて修正したんじゃなかったっけ？と思い出しますが、記録は上記の通りで、跡が残っていません。？？？となりますが、仕方がないので、正しい方向に修正をかけます。
この段階からだと大抵の場合はアクションがある程度進んでいるので、関係者間の調整をしたり、指示を出し直しする必要が生じてきて、手戻りが発生しています。
これではせっかく可視化した甲斐がない。なんとなく書いたものがあることで安心するのではなく、厳しくそれがその時点の状態を反映しているかをチェックして修正しておかないと、役に立たないばかりか有害になることもあるのだ、と思う昨今なのでした。
特に、関係者が多く、プロジェクトが長く、確認ポイントの間が長いと起きがちで、被害も甚大です。
