天職の舞台裏

天職の舞台裏

天職と思って日々仕事をしてますが、その舞台裏で色々考えていること、あるいは水面下でジタバタしてることを書いています。

海外出張のチェックリスト

ドタバタで米国出張に行くことになりました。

とある事件が発生して現地に誰かが飛ぶ必要が出てきたという判断がなされて、人選の中に入ったので心積もりしておいてと言われてから2時間で決定。出発は3日後です。心積もりの段階で、

心積もりって、一体なにを考えればいいんだっけ?パスポートは有効だけど。

と、頭は真っ白。もう少し行き慣れてれば色々浮かぶのかもしれませんが、なにしろ久しぶりです。前回米国に行ったのは6年前で、事前に準備する期間もそれなりにありましたし、同行者もいました。翌年に中国に行ってますが、この時は一人でしたが現地の特許法律事務所が日本語でフルアテンドしてくれました。

前回はまだEvernoteとかタスク管理とかまったく考えていない頃なので、チェックリストも作っていたのかどうか怪しい状態。ここにチェックリストがあればずいぶん安心して進められるだろうに、と思いつつ、次回のために(それがいつになるのか分かりませんが)残しておくことにしました。チェックリストやレシピを作るのは、やりながら記録を兼ねてするのが一番ですし。

出張準備は、1)目的の仕事の準備、2)出張の手配、3)荷物リストと荷造り、の3つのカテゴリーに分けて考えるのがいいのかなと思います。国内の場合でもカテゴリー自体は変わりませんが、必要なものや要求される事項が増えますし、頻度が低いため慣れないので漏れが生じやすく間違いも起こしやすい。レシピやチェックリストを整備してそれに沿ってやる効果が高いと思います。

1)目的の仕事の準備

仕事の内容自体と持参すべきモノやデータの両方ですね。プレゼンならその準備が要るし、ミーティングするならどう進めるかのシミュレーションも必要。この辺りは、普段の仕事とさほど変わることはないのですが、移動中とか現地ではロジスティックスが違って(サーバが見れないとか、PCや書類が手元にないとか)詰むことがあるので、事前準備が肝要です。

2)出張の手配

交通手段の確保、宿泊先の確保が基本で、誰でも思いつくことだと思います。先立って、パスポートの有効期間の確認と必要なら事前更新、国によってはビザの取得が必要です。米国ではESTAが要ります。海外旅行保険の手配も必要ですね。

これらは海外旅行の場合と変わりませんが、出張の場合、会社でやり方が指定されているのが普通でしょうから、そのルートに乗ってする必要があります。というよりも、まず海外出張の申請をして、そこから担当者に回って手配がなされる形でしょうか。

現地での動きが全て自分ですべきことであれば行った先でタクシーを拾うなりということになりますが、現地の人と協働して動くのであれば、そちらへの連絡やアポイントの設定も並行して行います。旅程が決まらないとピックアップやミーティングの設定ができなかったりするので、並行して動くことになります。

PCや記録媒体を持ち出す場合には、その関係の社内申請も必要になります。電話や通信手段の手配も要ります。ローミングしてそれを会社に請求すればいいのなら楽なのですがそうもいかない。私は普段は会社から携帯を支給されているランクではないので、海外出張となるとそのための携帯の借り出しが必要になります。データ通信を使うと怒られるので、自分でも使いたい場合は別途考える必要があります。

出張決定から出発までの日が短いと、この辺りが通常ルートに乗らず、まず航空券の手配が優先するため、色々臨時にする羽目になり、事後承諾も止むなしとなったりします。今回は、全部外周りの手配を完了して当日になってから出張申請が出てません、と怒られたりしました。

手配というわけではありませんが、現地の気候の事前確認は必須ですね。荷物に大きく関わってきます。

また、出張の間どのように動くのか、アポイント、移動、空き時間にできそうなこと(やりたいこと)をシミュレーションしてみます。その時々でどんな用意が必要になるのかを考えると、荷物リストに生かすことができますし、不足している手配事項がわかってきます。

今回、ドタバタしながらリストを作りつつ動いたので、次回以降はこれを参照しつつメンテナンスしながら動けばよさそうです。

3)荷物リストと荷造り

ある意味最も悩ましいのが荷物です。今回は国内の宿泊出張の荷物リストをベースにリストを新設しました。海外だと、フライトが長いので機内を快適に過ごすためのグッズが欲しいこと、ホテルにアメニティがないので国内では持ち歩かない洗面具やスリッパとかが必要になること、が異なるところでしょうか。

また、出発の時間帯によって、当初から飛行機なのか、新幹線も使うのか、はたまた当日出社するのかのバリエーションがあります。これによって多少荷物が異なることになります。今回は、成田の夕方便であったため、出社してから新幹線+成田エクスプレスで空港入りしました。会社のセキュリティカードを米国まで持ち歩く結果になり、あまり嬉しくなかったのですが仕方がありません。

荷物については主にカバンの大きさと預けるか持ち込むかの悩みが大きいので、別エントリにします。