天職の舞台裏

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天職の舞台裏

天職と思って日々仕事をしてますが、その舞台裏で色々考えていること、あるいは水面下でジタバタしてることを書いています。

片づけ祭り:書類

生活雑感 片づけ

衣類、本類と終了しまして、次は書類の片づけです。これまでの片づけ祭りの記録は以下から。

片づけ祭りに突入 - 天職の舞台裏

片づけ祭り:衣類その2 - 天職の舞台裏

再読する?しない?|片づけ祭り:本類 - 天職の舞台裏

クローゼット内の古い書類

カナダに転居したときに日本から持っていった分、カナダから持って帰ってきた分、帰国してからの保存分(書類の保存を断念する前の分・・)が、下のような書類の保存箱に、個別フォルダに仕分けされてどっさり入っていました。8箱分が自室の押入クローゼットの中に積み重ねられて既に10年は経過。

コクヨ A4-IFK 個別フォルダークラフト紙A4 50冊セット

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先月、別姓記事を書こうとして、昔の書類を参照したくなり、久し振りに保存箱を開けたのですが、膨大な量にクラクラしました。が、これを乗りこえなくては片づけになりません。

ということで、書類と書かれた保存箱を全部出して床に並べ、箱単位でフォルダを取り出し、触って検分しました。懐かしいものがありすぎて痛かったです。

「人生がときめく片づけの魔法」には、書類は全捨て!と原則が書かれています。それには基本賛成ですが、今は見ないけど見るかもしれないカテゴリーの書類については、捨ててしまうよりもEvernoteに入れてしまうのが便利。後から検索できますし、それなりの頻度で使用することはここ3年ほどで実証済みです。

絶対二度と見ないだろうカナダ時代のレシートとか確定申告関係の書類とか大量に処分しました。何を思って取っていたのだか我ながら不明です。この辺は、書類が捨てられない職業柄というのがあるのでしょうね。当時はデジタル化して取っておくという選択肢もありませんでしたし。

思い出書類

困ったのは、思い出品に該当しそうな書類が相当量あるということでした。

カナダ時代は、まだメールが普及していなくて、実家を中心に、ファックスでのやりとりをしていました。ファックスですから自分が送った原稿も含めて相当量が残っています。育児日記相当の内容も多くありますし、これまで、思い出そうとしてもさっぱり思い出せなかったのが明らかなので、これをこのまま捨てるにはしのびません。

育児日記自体も色々なところに書き散らかしていて、ノートにまとまっているものもあれば、レポート用紙のような綴じていない紙もあります。日記になっていない記録も色々。

これらはもう、思い出品の片づけの時に一度にやるとして、困ったのは、保育園・小学校・学童保育関係の書類でした。大量にあるのですが、行事の内容などいちいち懐かしく、思い出に片足を突っ込んでいる感じです。乳児期(2歳児クラスまで)は、毎日ノートのやりとりもあります。学童ではそこまでのものはありませんが、指導員さんがかいている便りは子どもたちの様子が色々書かれていて、学校のプリント類とは距離感が違います。どうやら、手書きのものだと思い出度がアップするようです。

といいつつも、何しろ大量なので、触って判断がつかない保育園関係のものを中心に思い出品にスライドし、学校関係・学童保育関係のプリント類、保育園でも公式のプリント類は処分しました。Evernoteに入れたいところなのですが、そうするにも大量すぎる(毎日数枚のプリントが発生していた数年間なのです)。本当にお世話になりました。

こうした書類たちを思い出品にスライドした結果、思い出の書類箱が2つできました(既に、思い出と題された保存箱は4つほど存在しているんですが、追加です)。

カナダ時代に大学に通っていたときのノートや教科書も出てきて思わず自分をねぎらってしまいましたが、これらはそのまま処分に。

こんまり流での書類の基本カテゴリーは(1)「今使っている」(2)「暫く必要である」(3)「ずっと取っておく」ですが、(2)と(3)の間相当で(4)「デジタル化してから捨てる」を創設。古い書類は、(1)や(2)に相当することはないので、(3)「ずっと取っておく」に分類されるもの以外は思い出行きか捨てるかになります。できれば(4)にしたいけど、量が多すぎてそのまま処分が大半になりました。

通常書類はカテゴリーに分類

元々、上記のような個別フォルダ収納にしていたのは、カナダ時代に借りていた家に個別フォルダを入れるためのキャビネットが備え付けてあり、大量に書類が保管できる環境にあったからでした。それをそのまま日本でも継続しようとしたのですが、キャビネットがないため破綻。

ここ数年は、個別フォルダ収納は止めていて、クリアファイルに突っ込んで書棚に入れていたり、書類ボックスに入れていたり、そもそもEvernoteに入れて「今使っている」「暫く必要である」だけに絞っていたり(そしてそれがどこかに放置されていたり)、色々になっていました。なんとなくあちこちに分散している状態。

こうした書類もあちこちから全部出してきて点検。「暫く」が終わったのに放置されていた書類に混じって保険証券の所在が不明だったのがようやく判明したり(苦笑)。

これらも基本にしたがってカテゴリーに分類。保証書や取扱説明書が蛇腹ファイルに分類して取ってあったものもこの際全部処分しました。といいつつ、8割方有効期限切れだったり本体が既に処分されていたりしたのですが。

そして、(4)「デジタル化してから捨てる」に分類したものを、どんどんスキャンしてEvernoteへ。EvernoteのInboxがかなり増えましたので、こちらを別途整理する時間が必要です。最後にはスキャンするのが追いつかなくなったので、いったん「暫く必要である」に分類して書類ボックスへ。

3つの書類ボックス(縦型)に、クリアファイルに入れて納めました。これも仮収納ですし、改めて中身は見直してもうすこしすっきりさせようと思います。

大量のクリアファイル

書類を片づけたことで、それらが入っていたクリアファイルが大量に出てきました。個別フォルダの中にさらにクリアファイルに入れているものが多かったですし、個別フォルダ収納を止めてからのものは全部クリアファイルに入っていました。また、美術展に行くとショップでクリアファイルを買うのが趣味ということもあり、透明のものだけでなく色々な絵柄のものが。。

ということで、クリアファイルも、宣伝の入ったときめかないものはこの際処分しました。小物カテゴリーの中で改めてクリアファイル自体は片づけようと思います。