天職の舞台裏

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天職の舞台裏

天職と思って日々仕事をしてますが、その舞台裏で色々考えていること、あるいは水面下でジタバタしてることを書いています。

1つのタスクにどこまで含めるか

最近の出張で、新幹線の予約時刻を勘違いしたために予定の列車に乗れず、自由席に乗るということが立て続けに起きました。

私は座れるかどうか保証されない自由席というのが嫌いで相当初期からエクスプレス予約を利用しており、予定が変更になれば予約を変更して指定席に座るという形でこれまで十数年間やってきました。こんな勘違いでミスするというのは加齢の影響が大きいのだと思いますが(苦笑)、こればかりは仕方がありませんので、それを前提としたタスク管理をする必要があります。

そう考えると、高齢者の認知傾向を前提としたタスク管理というのもそれなりにニーズがありそうですね。

「移動」タスク

出張や外出などの移動を伴う予定の場合、経路検索アプリを使って予定の列車を決め、そのままスケジュールに登録します。経路検索アプリでは乗る予定の列車の乗車時刻から降車時刻までしか対象になりません。

しかし、列車に乗るためには自宅なり職場なりの出発地から列車の扉までの移動をしなくてはいけません。また、列車を降りてから目的地までは徒歩移動があります。さらには、予定のギリギリに目的地に着くことも稀で、多少の余裕を持ちますし、受付があったり、準備の時間も必要だったりします。

私はタスクシュート方式で日々のタスクと予定を管理しており、iPhoneアプリのTaskumaを使っています。

タスクシュート式では「1分以上のタスクは全部登録する」というのが推奨されますが(それによって終了時刻が読めるようになる)、これまであまり細かいタスクは登録してきませんでした。

なぜ、仕事が予定どおりに終わらないのか? ~「時間ない病」の特効薬!タスクシュート時間術

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特に、意識的に行動を起こさなくても良い類のもの(典型的にはトイレ休憩)は、タスクに取り掛かる時に宣言する必要が感じられず、開始ボタンを押し忘れることも多いこと、これを記録して分析したい欲求もなかったため、緩く管理してきたのです。

そして、乗り物移動の前後の行動についても然りで、大雑把に、以下のような2つのやりかたをしてきました。

(1) 経路検索で出てきた時刻をそのまま予定として登録

この場合、出発地から乗車までは脳内で適当に見積もって準備する。自宅や職場を出発地とするときはあまりやりませんが、移動が連続するときなどは、出発地が定まらなかったりするため、この方式が多いです。

(2)出発地から乗車までの時間を加えて予定開始時刻を登録

場合によっては、降車時刻に目的地までも移動時間や予定開始までのバッファを含めて終了予定開始時刻とすることもあります(そうしないと、カレンダーからTaskumaに取り込んだときに予定時間の経過時に「終わりました?」と聞かれてしまったり、次の予定が始まっていないのにタスクがなくなってしまうのを避けるため)。

一応、自分の中ではこちらを基本としていたのですが、経路検索しているときの都合(あまり時間がなくて当日の行動をシミュレーションする余裕がないとか)で、見積りを省略してしまい、1のパターンになってしまうことがありました。

このように、2つの方式が混在してしまったことで、自分の行動に迷いが生じる結果となり、せっかくたすくまで開始予定時刻が入っていてリマインドしてくれても、どちらの行動をすればいいのかタスクの詳細を確認しないと分からない結果になり、上記のような勘違いを呼んだのだと思います。

また、タスク名が全部「移動」になっているのも(経路検索アプリからのスケジュール登録のデフォルト名称がこれなので変更していないんですよね)一見して何をするべきか分かりにくく、よくなかったように思います。

対策

ということで、これ以上自由席に並ぶ事態は避けたいですから、以下の方策を試してみたいと思います。

経路検索結果はそのまま登録する。

但しタスク名は「新幹線に乗る」とか「地下鉄に乗る」とか「〇〇駅で乗車」とかの列車の発車時刻であることが一見してわかるものに変更します。

出発地から乗車までのタスクを別途追加する

タスク名は「出発地〜〇〇駅」とします。

降車駅から目的地までのタスクも別途追加する

タスク名は「降車駅〜目的地」ですね。

目的地での余裕時間は「準備」タスクとする

それなりに準備はするので、汎用性が高そうなタスクとなりそうです。

 

これらを試行錯誤してみて、また報告します。