天職の舞台裏

天職の舞台裏

天職と思って日々仕事をしてますが、その舞台裏で色々考えていること、あるいは水面下でジタバタしてることを書いています。

セクションを見直しました

ずっと見直したいと思い、宣言もしていたのになかなか着手できなかったのですが、ようやくたすくまのセクションを見直しました。

時間のコンテキスト、「セクション」

タスクシュート方式では,予定(開始・終了時刻が決まっているタスク)以外のタスクは,時間帯を唯一のコンテキストとして考えて,特定の時間帯に配置していきます。この時間帯が『セクション』です。

タスクの実行度合いはそのときの自分が持っている認知資源の量に左右されますが,認知資源は睡眠によって(のみ)回復する性質があり、満タンの朝から活動によってどんどん減っていき、就寝前には空っぽに近くなる実感があります。このため、元々、その日の活動がどうあれ、各セクションは始められる認知資源の量に差があります。これを考慮して、どのセクションにどのようなタスクを配分するのがよいかを考えていきます。

そして、上記のような基本方針を立てる前に、そもそもセクションをどう割り付けるのかということを考える必要があります。タスクを割り当てやすいのは、2時間と言われています。確かに、実際やってみると、細かいタスクばかりなら1時間でも良いのですが、ちょっと見積もりから外れるとすぐにはみ出してしまうことになりやすい。3時間だとタスクがセクションに収まっていて今これをやっていることに安心できる感じがやや少ない気がします(あくまで私の場合です)。

であれば起床から就寝までを2時間ごとのセクションに何も考えず割ってしまえばよさそうですが、平日は通勤がありますし、就業時間との兼ね合いもありますので、キリのいい時間でセクションの切れ目としたいニーズもあります。セクションの真ん中で始業やランチタイムというのもあまり調子がよくありません。

BeforeとAfter

ということで、これまで、起床から始業まで、午前中の仕事時間、ランチタイム、午後の仕事時間、帰宅後、という大きな時間帯の中でセクションをさらに割り付けていました。ここへきて、帰宅後のセクションがどうも細かすぎて扱いにくい気がしてきたことと、午後の仕事の方法を見直したくなり、セクションの見直しを実行しました。従前と見直し後を並べるとこんな感じです。

従前 時刻 内容 見直し後 時刻 内容
A 5-7 起床と準備 A 5-7 起床と準備
B 7-9 出勤と執筆 B 7-9 出勤と執筆
C 9-11 集中仕事(1) C 9-11 集中仕事(1)
D 11-12 軽めの仕事 D 11-12 軽めの仕事
E 12-13 ランチタイム E 12-13 ランチタイム
F 13-15 集中仕事(2) F 13-14 雑務
G 15-16 雑務 G 14-16 集中仕事(2)
H 16-18 インプット等 H 16-18 マネジメント
I 18-21 退勤と家事 I 18-20 退勤と家事
J 21-22 読書 J 20-22 自分時間
K 22-23 明日の用意・ストレッチ K 22-5 就寝
L 23-5 就寝 - - -

ちなみにA〜Lのセクション番号は、TaskChuteにはありますが、たすくまにはありません。見易さと比較のし易さのために付けています。

全体を見るとそれほど大きく変わっていないように見えますが、数ヶ月スパンで気になっていたのは、午後一番に集中仕事のスロットを持ってきていても、ランチの後は激眠いことが多くて集中できないでいたこと。そして、帰宅後の「やらなければならないこと」を全て済ませるために3時間のセクションを作っていたのがはみ出してしまうことが多くてその後が崩れがちだったことでした。

午後の集中仕事はどこで?

午後一のセクションについては、集中する仕事は認知資源の多いうちに早めに済ませてしまうという常識?に囚われ過ぎていた気がします。自分でする仕事よりも勤め人仕事は集中を要求される度合いが色々で、雑務まではいかないけどそこまで集中しなくてもできる系統のものがかなりあります。また、集中力が切れたからといって(たとえ成果が上がっていたとしても)そこでお終いにして帰るわけにもいきませんので、なんとか定時まで保たせる必要があります。軽めの仕事をしていると段々回復してくるのでそこそこその後も仕事は可能、というのも経験的には分かっています。

ランチ後が眠くなるのは睡眠が足りていないからという話もあり、これはこれで就寝時刻を早めることを並行して進めてはいますがなかなか毎日10時前に寝るのは難しいため、ある程度昼食後に眠気を催すのも仕方がない。それに応じてセクションを組むことにしました。これまで15時にはその日の重たい仕事を終わらせて雑務はその後にする、ということにしていたところ、昼一に手だけ動かす系の雑務を持ってくることに。承認書類の処理や郵便物の開封、経費の精算、請求書の検収などですね。毎日何らか発生していることが多いものたちです。さほど処理に時間がかかることはありません(ためなければ)。

そして手を動かして覚醒して軌道に乗ったところで、集中仕事の2スロット目を入れることにしました。会議の予定が入ってくることも多いため(そして、1時や3時の開始が多い)、セクション通りに毎日進まないのですが、ひとまず眠気対策は順調です。16時から以降も結局似たような仕事をそのまましていることが多いとか、職位が変わったら実務が減ってタスクの見直しも必要になってきたとかもあるのですが、そちらはもう少し様子を見ながら調整します。

帰宅後の自分時間

帰宅後の時間は、夕食の終了をなんとか20時までに持ってきて、入浴まで欲張るのは止めました(笑)。家族と暮らしていると、そのスケジュールとも調整が要りますし、洗濯を回していることが多い時間帯でもありますので、この程度で緩めにしておくのが良さそうです。あああ、予定のセクションを過ぎちゃった!と焦ることがなくなって、精神的に快適に過ごせるようになりました。22時に就寝も、なんとか22時台で行けることが増えてきました。