天職の舞台裏

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天職の舞台裏

天職と思って日々仕事をしてますが、その舞台裏で色々考えていること、あるいは水面下でジタバタしてることを書いています。

事務担当者に求めたい資質・スキル

仕事雑感

人員計画で補充要望を出すときに、スペックや育成計画を可視化しておくわけですが、事務担当の補充要望に当たり、今事務をお任せしている方に詳細なものを作成してもらいました。

今お任せしている方は私が今まであった中でピカイチのスーパー事務さんなので、これらを完全に満たしているうえにさらに上を行くのですが、これを人事に出したら、

アシスタント職に求めるには正直スペックが高い

と言われてしまいました。そ、そうかな?でも実務担当むけのスペックではないし、特に資質は、実務担当者は満たせない人が結構多いんだけどな~。ある程度の向き不向きはあるけど、そんなに無茶な高スペックを出しているつもりはありませんが。

知財事務担当者に求める資質

こちらは、特許事務所の事務員募集などでも一般的に書かれている系のものです。経験を問うスキルではなくて、こういう資質を持った人なら育てていけばモノになるかな、という。管理系には共通して求めたい(経理とか労務とかでも)ものではないかな、と思います。カッコ内は、その資質がどんな業務につながっていくのかをざっくり示しています。

  1. 迅速かつ的確に対応することができる(⇒法定期限・社内期限の遵守)

  2. 管理能力・責任感・高い正確性・緻密さを有する(⇒書誌事項・経過情報の管理)

  3. 高いコミュニケーション能力を有する(⇒国内外代理人(特許事務所))との通信において漏れなく、明確な指示を行う)

  4. 正確さを追求することができる:間違いがあれば気付くことができ、気付くための基準となる知識を有する(⇒期限や法令等で要求される手続事項の遵守)

  5. 文章作成力・読解力を有する

  6. パソコンの基本操作(Word、Excel、E-mail)が可能である

  7. 当社技術に興味を持っている、または、抵抗がない

知財事務担当者に必要なスキル

こちらは、育成の結果到達してほしいレベルになります。全部を一人で回していけるようになるには5年はかかるかな?ということで、この下に育成計画があり、レベル1~5まで設定しています。

  1. 産業財産権(特・実・意・商)制度(日本及び必要国)の基本及び手続面の詳細な知識を有する

  2. 期限管理(法定期限・社内期限)、包袋管理(紙包袋・データ包袋)、データベース管理(書誌事項・経過情報)を適切かつ正確に行うことができる

  3. 日本国特許庁に対する自社手続(インターネット出願ソフトまたは紙書面による手続)を適切に行うことができる

  4. 出願人(グループ会社・共願人)に応じて適切な手続を行うことができる

  5. 国内外代理人の情報や取り決めを管理し、それらに沿った手続を行うことができる

  6. 代理人の手続が正しく行われているか判断し、間違っている場合には適切にフォローすることができる