天職の舞台裏

天職の舞台裏

天職と思って日々仕事をしてますが、その舞台裏で色々考えていること、あるいは水面下でジタバタしてることを書いています。

イベントの幹事業、「段取り八分」

ここ数年、外部団体での活動に精を出していますが、1年に2回研究発表を行う機会があります。秋に中間発表、年度末に最終発表という形です。そして、秋は交流を深める目的も兼ねているため、合宿で行います。総勢80名ほどの中、参加者が60(宿泊)~70名(日帰り含め)といったところです。

かなりの規模ではあるものの、旅行会社に丸投げすると細かい運営に不満が出ることもあって内部で幹事を立てて実行します。これが結構大変で、当たりくじを引くとガックリくるし周りからは同情されるしという代物です。そして、今年度は春のくじ引きで思い切り当たりを引いてしまったのでした。

何年も継続して実行しているのでそれなりにノウハウは蓄積されているのですが、どうしても実行することに主眼が置かれているためそして翌年は違う人が行うために、引継や申し送り事項があまり整理されておらず、これまで一参加者としてしか見てこなかった裏側(運営側)は疑問がいっぱいでした。

幸い、昨年・3年前に幹事をしていた方とは親しいこともあって、疑問が起こる度に長文メールで質問し、これまた長文メールで回答をもらったり、果ては打合せを設定してもらったりしてノウハウのヒアリングと可視化に努め、その場判断を減らして基準を明確化し、委員会の内部で合意をとるように進めてきました。

6月には会議場や宿の下見にも行って、早め早めに動いたつもりですが、参加者の確定は直前になることもあって、実施の1週間前はやっぱりドタバタと忙しく、そしてとんでもなく重要なことを忘れているような気がして仕方がなく、緊張して落ち着かない日々を過ごしました。こういう状況って、認知資源を無駄に消費するので好ましくないのですが、どうやっても落ち着きません。原因としては、おそらく、

  1. 始めて取り組むことなので、想定から漏れることは必ずあるため、チェックリストを作っても完全でない

  2. 実施場所が田舎なので、事前準備の不足(忘れ物など)がその場で取り返せない可能性が高い

  3. 自分の即興力(何かあってもその場でなんとかする)に自信がない

だろうと思います。そもそも2や3をカバーするために1の事前のチェックリストが重要で、これがしっかりしていれば、2も起こらないし、3に頼らなくても済むわけで、普段はこのように仕事をしています。1がぐらつくと厳しいな~、と久し振りに思ったことでした。

昔から、その場でなんとかするのが上手くなく、頭が真っ白になってしまうため、そうした状況自体に追い込まれる「本番」ということ自体が苦手で、若い頃は本番への恐怖から具合が悪くなることも多く、果てはそれで本番自体をスキップしてしまったりしたこともありました。

さすがに職業人生も四半世紀を超えると引出しも増えるため、その場でなんとかする力も随分ついてきて、特に考えなくても色々思い浮かぶようになってきています。自信を持ってもよさそうなものですが、こうして追い込まれると、メンタルの動きは昔の自信のない状態に戻ってしまうのだなぁ、と苦笑しつつ観察していました。

幸い、イベント自体は、天候にも恵まれ、成功裏に終えることができました。いくつか細かいことで想定したことから外れる事態もあり、その場で判断して動く必要がありましたが、大勢に影響はなく、「段取りがしっかりしていてよかった」と参加者からもコメントをもらいましたので、問題なかったのでしょう。

ここで安心せずに、反省点を出して総括し、来年の幹事に引き渡すチェックリストをできる限り完全なものに近づけたいと思っています。やっぱりやってみないと分からないことはそれなりにありました。とはいえ、

段取り八分仕上げ二分

であることは間違いありません。段取りがあまり負荷なく実行できるためのチェックリストが重要ですね。