天職の舞台裏

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天職の舞台裏

天職と思って日々仕事をしてますが、その舞台裏で色々考えていること、あるいは水面下でジタバタしてることを書いています。

TaskFreaks忘年会とタスクの分解について

タスク管理

今年の夏はライフハック、タスク管理、知的生産系のリアルイベントが目白押しで、地方民としてはさすがに厳選せざるを得ず、かなり悔しかった覚えがあります。その中にイド♂(@idomars)さんとひばち(‪@Evaccaneer ‬)さんが主催されたTaskFreaks!!がありました。

philo-hacks.com

その後もイド♂さんやひばちさんのツイートやブログを見たり、参加された方から様子を聞いたりしてやっぱり行きたかったな〜と思ったり。年末が近づいて、TaskFreaks忘年会やりますツイートが出てきたりしていいなーと横目で見ていました。

ひばちさんは、私がムーンプランナーを使い出すきっかけのツイートをされた方でもあり、その話題が忘年会で出そうだったので、参加したいなぁと呟いたらお誘いいただきまして、改めて予定を見て見たら、なんと朝イチアポの出張予定になっている月曜日の前日日曜ではないですか。これは前乗りすれば行けるじゃないの!と無理やり調整して参加してきました。ええもう、おかげで前週月曜から今週月曜日までの8日間中5日も東京に来ることになりました(1泊2日を2回、日帰りを1回。私的には宿泊が2回も短期間にあったのは珍しいです)。

忘年会の参加者は9名、リアルでお会いした確信がある方が2名、ツイッターでフォローしたりブログを読んだりして認識している方が4名、全くお初の方が2名でした。ひばちさんには顔を見るなり「せんりさんどこかでお会いしてますよね?」と言われましたが、確かにリアルイベントに行く人って重なりが多いのでそうだったかも(なんとなく顔に見覚えがある方がそこそこいらっしゃる)。

忘年会ですから、料理も酒もどんどん出て来る中で、タスク管理ツールの話をしたり、手帳を回覧してみたり(ひばちさんのムーンプランナーを楽しみにしていたら忘れたと言われるし!次回是非)、アプリを見せながら話をするし、果ては小鳥遊(@nasiken)さんがノートPC取り出してタスク分解ライブされるしで大変楽しい時間を過ごすことができました(小鳥遊さんも、この忘年会についてエントリを書かれてます。下記)。日曜夜でそれほど混んでいなかったのか、飲み放題終了してもお店に追い出されることなく3時間以上長居していました。。

hochebirne.hatenablog.com

テーブルに料理があるのが邪魔なのか、次回はカラオケルームでやろうという話で盛り上がっていたような。歌いたくなった人のために一室とタスク管理ネタでライブしつつ盛り上がりたい人のために一室借りようとか。。

さて、こういうリアルな機会は他の方のタスク管理の具体的な手法や悩みを聞くことができ(具体的な登録の状態ってなかなかブログに公開できないのでサンプルになりがちで、そうするとイメージが今ひとつ掴めなかったりします)、同じツールを使っていても随分使い方が違っていて、おおお!となったり、自分の使い方を見直す機会になったりします。

朝のタスクはどう登録する?

たすくまを使っている方が多かったのですが、その登録画面を見せ合っていたところ、私のたすくまに登録されている「ラジオ体操6分」に驚かれまして。以前もツイッター上で話題になったことがありますが、個別のタスクをずらっと並べる(結果、タスクの数が増える)か、それとも「朝の準備」とかいう包括的な名前にしてチェックリストの方に個別の細かいタスクを入れておくかで派が分かれるようです。

私自身は、チェックリスト画面に行く一手間があまり好きではなく、チェックリストはチェックリストとしてしか使っていません(買物のリストとか、持ち物のリストとか、出発前の行動リストとか)。また、一まとめにすると、全体の時間の塊が大きくなるため、時間が押しているときに何を削れば間に合うのかが分かりにくいのもこちらの方法を使っていない理由になっています(結果、私の平日のタスク数は90~100の間です。)。

例えば、朝起きるのが遅れて、すでに出勤時間が赤色表示(このままでは間に合わない)になっているときに、順序を入れ替えて出勤後にしたり、タスクを削除したり、見積もり時間を削って調整しますが、個別タスクでどうしてもかかる時間があるため、削れないものと削れるものを瞬時に識別できるニーズが高いのです。朝は特にそういう傾向があり、このため、朝のタスクの数が18とかあったりします。仕事中もたすくまを使っていますが、仕事のタスクはそこまで分解しないので、ぐっと少ないです。

仕事のタスクの分解は?

ライブで行われた小鳥遊さんのタスク分解のお題は「忘れずにルーティンで可燃ごみを出す(基本的には月・木)」というものでした。ゴミをまとめるとか、次のゴミ袋をセットするとか、みんなで盛り上がって分解していきました。ふつうタスクとしては1つだろう「可燃ごみを出す」もこんなに分解できるのね~と思ったものです(私自身の可燃ごみタスクは、月・木の7~9時のセクションの最初の方に「可燃ごみ」という名でリピート登録されています。特にチェックリストは作っておらず、そのせいで時々シンクのごみを捨て忘れることがあります(汗))。

関連で、最近の小鳥遊さんのブログ記事に、「仕事を細かい段取りへ分解すると作業量が減る」というのがありました。タスク管理のセミナーなどでも、すぐに取りかかれる単位まで分解することは着手が容易になる観点からもよく推奨されています。

hochebirne.hatenablog.com

納得できるところは多いので、私自身も何度もこれを試してきました。例えば、報告書を書くのであれば、材料を揃えるところ、調査するところ、原稿を書くところ、修正するところ、上司に相談するところ、等々に分解するという形です。そして、これまでにも何度か書いてきているのですが、このトライ、ことごとく失敗しまして、私の仕事のやり方としてはうまくいかないという結論に達しています。

ではどうするのか。少し前に書いた集中スロット方式で、1つの仕事に集中して取り組める時間を2~3時間確保し、塊でそのプロジェクトをやっつけます。段取りは組みません。思いついた都度どんどん取り組んで、頭も使ってアイデアも出すし、必要に応じてネットや文献を使って調査もします。それをもとに整理もするし、アウトプットとしての文章にすることもあります。自分が仕事の成果に向かって突き進む流れの中で必要なことをやっていくイメージです。

なぜこのやり方なのかと言えば、段取りを予め想定するのが難しいからです。細かいところまではやってみないと分からず、行きつ戻りつしながらでないと進む道が見えなかったりもします。準備に相当する調査とアウトプットをなんとか分けようとやってみたこともありますが、ストレスになるだけでした。「仕事の段取りをあらかじめ決めておけば、やらなくてもいい作業をしなくて済」むのですが、なにが「やらなくてもいい作業」なのかが仕事を実際にしてみないと分からない種類の仕事が多い、ということだと思います。

但し、集中する以外のことは徹底して排除します。予め決められている会議や承認タイム以外での割り込みは排除。自分でメールを読みに行ったりすることも一切やりません。なので、「ボーッとメールを眺めたり、あれこれ考えたりすること」はやらない。これについては、段取りが決まってないとしても、やらないと決めて、集中モードに入っていれば特に脱線したりしませんのでOKです。

考える中で、アナログでノートやリーガルパッドに自分の考えを整理することが増えました。こうした整理が記録にもなるので、3時間が集中してもまだ継続しているプロジェクトであっても、数日空いても戻ってくることができます。どうやら私にとってのプロジェクトの進め方はこの形があっているようです。

ということで、私の仕事のたすくまは、集中スロットになっているプロジェクトタスクだと1タスクの見積が2~3時間。この単位ではいるだけのセクションの長さにしています(午前9~12時、午後13~15時)。15時~16時の間に細かい作業的な処理をやっつけ(ここには6個のタスクが並んでいます)、16時~17時で契約関係の承認をガンガンこなします。17時だとすでにへろへろなので、回覧物を読んだり、メール上のタスクを処理したり。

但し、集中してスロットが取れる日は1週間に多くて3日で、後の日は会議で埋められてしまい、その日についてはプロジェクトを進捗させるのは無理と諦めています。組織人の悲しいところですね。