天職の舞台裏

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天職の舞台裏

天職と思って日々仕事をしてますが、その舞台裏で色々考えていること、あるいは水面下でジタバタしてることを書いています。

2016年のタスク管理

今年もタスクシュート式のタスク管理を実行し、おかげで人生が楽になっている実感があります。

2016年は、タスクシュートを実行するツールとしてクラウドベースの「TaskChute Cloud」が新たにリリースされる、という画期的な年となりました。

backstage.senri4000.com

私自身は、「TaskChute Cloud」も試しつつ、結果的に「たすくま」を色々と見直してさらに最適化する方向に舵を切ることになりました。

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たすくまでのタスク構成

基本的なタスク管理・たすくまの使い方としては2015年から大きくは変わっておらず、1日のタスクはほぼリピートタスクで構成されています。時間が特定されているイベントタスクは、カレンダー上でも一覧したいこと・参照情報をメモに登録して実行時のガイドとして使いたいため、Googleカレンダーに登録しており、たすくまにはここから取り込みを行っています。

カレンダーから取り込まれるタスクは、そのままではリピートタスクにはならないため、できるだけ同名称のリピートタスクを別途持っておき、取り込まれてからリピートをタップしてリピートタスクにしています。

また、リピートタスクは、ある程度粒度を大きめにしておき、分析の単位としやすい形にしているのですが、それだとタスクリストに並んだときに何をすればよいのかが不明になりやすいため、リピートタスク名はそのままに、タスク名のみを変更することもよくやります。

プライベートのタスクは粒度が細かく、本来の意味でリピートタスクであることが多いためあまり悩まないのですが、仕事上のタスクは自分が取り組めるタスク名にするとリピート的にならないので、「打合せ」リピートで「○○の打合せ」をタスク名にするようなテクニカルなことをいちいちやっています。

粒度を細かくリピートにしてみたり、リピートタスク名のままタスクを実行したりの両方を試行してみたのですが、前者はリピートタスクが増えすぎて訳が分からなくなりがち、後者は今何をすべきなのか分からなくなって先送りしたり迷子になったりしがちであったため、今のやりかたに落ち着いています。

現時点では、実行ログをカレンダーに送る方はやっておらず、ログの振り返りはほぼEvernoteに送ったログノートを翌日に眺めているだけです。来年はカレンダーに吐いて面で見られるようにしてみてもよいかもしれません。

セクションの見直しと集中スロット

9月に中島聡さんの「なぜ、あなたの仕事は終わらないのか スピードは最強の武器である」を読み、プロジェクトの進め方を、大きな塊の時間帯を用意して、その中で最大限集中して進める形(「集中スロット」方式)に大きく変更しました。

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これに合わせて、6月にいったん見直していた「たすくま」のセクションを、大きな塊が入れられる幅にすべく、さらに9月に見直しました。

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この記事に書いているように、集中スロットは、Googleカレンダーに繰り返し予定として初期設定をおいています。毎日、午前9時~12時の3時間と午後1時~3時の2時間。最大で5時間×週5日ですが、実態としては、週に2日半が精一杯、1日は全部会議でつぶれ、1日は出張しているといったところです。それでも1週間に12時間が集中できる塊になるので、従来とは大きく進捗が異なるので達成度と満足度が上がりました。

ムーンプランナー

2週間単位での計画を立てるためのツールが欲しいということから導入したムーンプランナーですが、緩い形でつきあっている現状が良い感じです。

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この記事に書いたように、プロジェクトリストをアナログのノートに書き付けておき、それをムーンプランナーに書き付けるという形を数週間続けてみたところ、短期(1日~数日)・中期(2週間~1ヶ月程度)のプロジェクトがほぼ消滅し、長期(数ヶ月~年単位)のものだけ手元に残るように、そして数も絞られてきました。プロジェクトリストは一覧するリストにするというよりも、俯瞰して考えるために書き出すようになってきています。

ここ数回は、ムーンプランナー見開きの最初の欄(満月か新月の日の欄)に、長期のプロジェクトの名称を書き、このターンで何をやりたいかを書いています。そして、ターンが終わったら、フリクションでできたこと、できなかったことをその欄の余白に書いて振り返っています。そして、次のターンのマイルストーンを次のページに書く。

ターンの間の日々の記録は、本当に気が向いたことをつれづれ書いている感じで、今の自分のモード(割とアナログ熱が高めです)にあっているようです。