ぼやくように書き散らかしていますが、4月に法務部長を拝命すると同時に（というか、内定したと同時に）株主総会の運営統括を受けることになり、6月の本番を目の前にしてひたすら走ってきました。
これまでの分担
これまで勤務先会社では、株主総会は総務部が分掌しており、かたや取締役会の事務局は経営管理部が分掌しています。法務はこうした機関系にはあまり関わらず、近年になってスポットで法的助言を求められるようになってきた程度でした。
適法性・妥当性の観点から？株主総会の事務局を法務に移したいという経営からの要望は、折に触れて受けていたものの、リソースも経験もない中で手が回らないとして断り続けてきたここ3年ほどでした。そこがつい（社長の）口が滑って無理やり実現する運びになったのが今回の顛末です。
そんな経緯だったのと、既に今年の総会準備は総務主体で開始していたのとで、とりあえず今年については一応形として統括をしていることが見えればいいよ、と管掌役員からは言われたのですが、株主総会は毎年あるわけで、総指揮するのに分からないところだらけってそれは怖くてできないでしょう。ということで、突貫で勉強と、総務からの引継ぎとを受けつつ現在に至ります。
引き継ぐべき部分の切り分け
問題は、総会運営には物理的な設営作業も相当量あり、ここはどう考えても総務の分掌事項であろうこと（そして、その辺まで法務に移したいわけではないとトップからも明言されている）、そして、株式事務はこれまた総務の分掌事項であることで、これらがないまぜになって、歴史的に総会運営事務局が総務マターになってきたということなのだろうと思っています（昔は法務部なんてなかっただろうし）。
とすると、引き継ぐべきはどこからどこまでかを考えて、きっちり線を引かなければならない。そのためには、一体全体、株主総会をするに際してどんな業務があるのかを全部いったん掌握しなければならないわけですね。そして、総務としては、上記のように色々混ざっているので、綺麗に各種業務が塊になって整理されておらず、担当者の頭の中にしかない事項があったり、日程が迫ってくると「そういえばこれをする必要があった」ことを思い出して実行する、などという状態であったり（細かい準備事項になるとこの傾向が甚だしい）して、この塊を引き継ぎますのでお願いします！という理想的な？形にはなってこない。
一通り走ってきて、「この辺はこちらで引き続きやった方がいいかなぁ、」「そうですね、では、このあたりは法務で引き取りましょう」等という会話がようやくできるようになりました。
振り分けは切り分けの後で
ここまでの間、法務のメンバーにはまったく仕事を下ろさずに全部自分で受けて動いてきています（それこそピンポイントでアドバイスは求めることはあったし、総会当日の舞台に控える事務局要員としては人を出してはいる）。整理されていない状態で部下に仕事を振るって丸投げする以外ではできないと思うし、自分が統括する部門の仕事として受けた以上混乱したままの状態で投げるような振り分けの仕方をするべきではないと思っているからですね。
いったん全部受けておけば全部が自分の実感として見えて掌握できますから、今年が終わったら整理をして、線引きをして、相応しい人員アサインをしようと思っています。一方、同時に引き取った登記関係業務は、さすがにやることがはっきりしていて塊となっているので、最初からメンバーを二人アサインして取り組んでもらっています。こちらの動きも本格化していて、確認が忙しくなってきました。
先日、法務の係長と面談していたら、「株主総会事務局をすることになったと聞いて、実務は下に下ろしてそれを監督する形で行われるのかな、と想像していて、相当量が降ってくると覚悟していたところ、全部受けられていて驚きました」と言われたのでした。
うーん、出来上がってなくて、かつ、自分が分かっていない業務を当初から人に振るって、直感的にやっちゃダメだと思ってるんですよね。なんでかな？と改めて考えてみたのですが、始めに全容を自分の目で確かめずに人にやらせて良しとすると、どこまで行っても自分が統制できなくなってしまうからでしょうかね。
