天職の舞台裏

天職の舞台裏

天職と思って日々仕事をしてますが、その舞台裏で色々考えていること、あるいは水面下でジタバタしてることを書いています。

タスク管理状況の評価

週のまとめ・月のまとめの項目に「タスク管理の状況」を入れるのに合わせて、5月の最終週から日記の項目にも追加しました。おかげで毎日タスク管理状況について考える機会が確保され、前日のたすくまログも同じタイミングで見返すようになったため、タスク管理について意識する機会が増えました。

その中で、最近課題に思っていることを書こうと思ったのですが、その前に、現在私にとってタスク管理とは何なのか、そして、タスク管理の状況が「良い」というのはどういう状態なのかについて書いておこうと思います。

私的タスク管理の意義

今の私にとって、タスク管理は、自分にとって大切なことを見失わずに生きるための基盤です。あくまで「今の私にとって」であって、「自分にとって大切なこと」自体タスク管理を実行する中で見えてきた(明らかになった)ものですし、これが基盤であるという認識も、実行し続ける中で見えてきたものといえます。

ということで、これまでも何度も書いてきているのですが、私のタスク管理システムを一覧する意味で、末尾にざっとこれまでのタスク管理歴を載せておきます。

タスク管理状況が「良い」とは

自分のタスク管理システムが滞りなく流れていることが、「良い状況」と言えると思います。ツールが効果的に使えていたり、フィードバックがうまくかかってチューンがなされており、知らず知らず無視しているようなものが存在しない。自分の状況(体調や外部環境を含めて)の変化に最適になるように追随できている。

あらためて書いてみると、これだけかな?と思うところもあるので、毎日書きながら考えていきたいと思います。

私のタスク管理システム(タスク管理歴)

日々の実行管理(タスクシュート式)

私がタスク管理を本格的に始めたのはシゴタノ!の大橋さん&佐々木さん主催のスピードハック研究会(オンライン講座)13期を始めた2014年の3月。同時にTaskChute2(Excel版)を再稼働させています。

2014年の8月には「たすくま」(Taskuma -- TaskChute for iPhone )が出たので、仕事中はTaskChuteで、その他はたすくまに移行しました。その後、2015年の10月にはすべてをたすくまに統合

なんどかセクションの見直し、タグやプロジェクトの見直しを経て、現状に落ち着いています。時々リピートタスクの順序を変更したりして、適宜チューンをかけています。

予定とプロジェクトの管理

リピートタスクの生成はたすくまにお任せしておき、予定の管理は3つのカレンダーで行っています。基本の形は2014年に記事を書いた時点から変えていませんが、その後、カレンダーアプリに参照情報を集約するようになりました。ここでほぼ予定の管理系は完成して現在に至りますが、週の終わり・始めにはGoogleカレンダー(週間)を眺め、その中に集中できるスロット(数時間の塊)をできる限り用意するように心がけています。

プロジェクトの管理については、ツールも手法も色々試した結果、実行と管理を分けるのが無理という結論になりました。抱えている大きな塊のものを時々(1~2週間スパンが多い)ノートに書き出して、忘れないようにするくらい。で、取りかかると決めたら、集中スロットに全投入して一気に進めます。ロケットスタート方式ですが、あそこまで徹底しているわけではありません(普通の会社の管理部門の管理職で仙人のようにはなれない)(集中のスタイル - 天職の舞台裏)。

記録とレビュー

日々の記録(日記)を1週間の表形式で始めたのが2015年になってから。Evernoteに入れていたものを、Excelで完結する形に変更し、項目をどんどん追加変更してチューンし続けていますが、日々の記録自体は現在までこの形(1週ごとの表形式日記)です。

一方、週のまとめ記事を始めたのが2014年の最終週(2014-W52)で、2015年1月から月のまとめ記事も始めました。きっかけは、2014年の振り返り記事を膨大な日々のログを見返して行ってすごい作業量になってしまったことのようです。この方式が自分に合っていたようで、バックデートは頻繁にありつつも(汗)、現在まで継続しています。

1年の振り返りレビューは、それまでも1年の締めくくり(と新年抱負)という形でブログには書いてきたのですが、1年を振り返るもとになる蓄積が整理されているというのはピークアウトでそのときの印象に左右されずにレビューができるということで、効果が高いですね。

2015年には、1本の振り返り記事であれこれ書いていますが、2016年になって、いくつかのカテゴリについてはカテゴリレビューも書くようになりました(2016年のタスク管理 - 天職の舞台裏)。

しっかりレビューしようと思うと、こうしたカテゴリごとに串刺しにしたもので振り返るのがよいようです。2017年は、レビューするカテゴリも5つに増やしています。

価値観への統合

「私にとって大切なこと」(価値観)は、日々の実行の際の判断基準になるものですが、先日改めて記事にしたように、これが見えてきたのが2014年5月で、このタイミングでEvernoteに価値観ノートを作成しています。上記のように、スピードハック研究会を通じて本格的にタスク管理に取り組んだ時期と重なります。

そして、ブログ上のレビューでこれらが登場してくるのが2016年の振り返り記事。2017年の年頭記事、2017年の振り返りでもこれに沿ってレビューをしています。2017年は、月のまとめもこれで行いましたが、週のまとめにまでは採用していなかったので、2018年になって、日記→週まとめ→月まとめで項目の一致をはかるようにしてきました。

色々なところでフィードバックがなされてチューンされていく形ができてきたかな、と思います。そして、冒頭に書いたように、「タスク管理の状況」についての項目が、年間レビュー項目から、月・週のまとめに増え、最近日記の項目にも採用された、という流れなのですね。