10月の取締役会で招集決議をした臨時株主総会。無事に終了いたしました。
上記の記事にも多少書いていますが、今回の臨時株主総会の議案は定款変更です。変更点は３つありましたが、いずれも定款の変更の中に収まるため、議案としては1本でした。
そして上記の記事の中に書いていた、臨時株主総会をするのか定時株主総会の議案に含めるのか、という点について、まさかの臨時株主総会本番で質問が出て仰天しました。
半年後には定時株主総会があると思うんですが、なぜ今臨時株主総会を開いたんですか？
準備していても本番はびっくりすることがやはり起こるものですね。
リハーサル
何度かこれまで書いてきたように、定時株主総会では、リハーサルを２回やっています。概ね1週間前と前日。
1回目のリハーサルでの気づきを調整・変更して2回目のリハーサルに臨み、確認して本番を迎えるという形が定着しており、1回目のリハではかなり「やってみよう」という形で試行することができます。特に物理的な配置や機材関係は実際に置いてみて通してみないと支障の有無がよく判らないことも多いので、2回リハーサルができるのは安心。
とはいえ、今回臨時です。議案も1本です。質疑応答なかったとして通しでシナリオを読み合わせしたら6分で終わってしまいました。これに定時と同じリハーサル2回はちょっとやり過ぎでしょう。事業報告部分もありませんし。
ということで、前回2017年の臨時株主総会の時と同様に、リハーサルは前日1回のみとしました。このため、壇上配置とか議長演題まわりの調整がリハーサル直前の確認になってドタバタしました。
よく考えたら、リハーサルの15分前くらいに議長の時間を貰っておけばよかったんですよね。うっかりしました。ピンマイクの取り付けがあるので、その程度の時間であれば早めに会場入りして見てもらうこともさほど問題なさそうです。これも申し送りに入れておいた方がいいな。。
2024年の定時総会では、壇上に上がったのでリハーサル司会ができないと思って要員を用意したけどあれ？できそうじゃん、と思った、ということを上記の記事の中で書いています。来年の定時に向けてどうするか、というのもあるので、今回はリハーサル司会を自分に戻しまして、記事で書いていたように、司会の時はフロアから、リハーサル中は壇上にて、リハ終わったら司会に戻ってフロアから、という仕切り方にしました。
リハーサル中に株主席から全体を見た感じを掴むことは当然できませんが、それを除けば特に司会と壇上役員を兼ねるのは何の問題もありませんでした（笑）。次回の定時もこれで行けそうです。
定時の際に躓いた、動議の際のシナリオの差し替えについて、これまでリハーサル説明で言及していなかったのが良くなかったよね、ということでリハーサル要領に説明を追加し、口頭でも補足しました。動議の練習もちょっとだけ入れました。毎回入れるのが良さそうだの申し送りに基づきまして。
それにしても、毎回同じようにやっているはずなのに（1回スキップしただけなのに）、司会で噛みまくりまして、我ながら謎でした。練習足らなかったのでしょうか。。セリフを書いた紙が捲りにくくて難儀するのは毎度なんですが、製本タイプにした方がいいのかも知れません。
ともあれ、定時の2回目リハーサルの要領で、質疑応答練習ありの通しリハーサルで、社員の皆さん張り切って質問してくれてみっちり40分でした。
今回の一番のドッキリは、リハーサル日の朝に社内取締役の一人から「インフルエンザにかかりました」というチャットが入ったことでした。前回定時の2回目リハーサルまでは会場＋オンラインのハイブリッド対応で準備をしていたのですが、今回は臨時ということもあり、オンラインの準備はしませんでした。そういう時に限って支障が出るんですね！という。
ということで、欠席取り扱いにし、議長シナリオの冒頭に言及を入れ、壇上配置を変更し、とドタバタしました。いやでも本番当日じゃなくてよかったです。
本番
リハーサルの間はどちらかというと統括責任者寄りの行動をしています。関係者の皆さんの相談にも乗るし、細かい調整の結果に対してGOをかけたりの意思決定もします。リハの間の気づきコメントが各所から入ってそれをシナリオなどに反映をしたり。8年もやっていると業者さんともすっかり顔なじみなので、ご挨拶をしつつ、こちらもどうしようこうしようの話に入っています。
一方本番は、スタッフ集合からの皆さんへの声かけなどは総務の総括にお任せ（スタッフ手配は総務管轄で進めています）し、役員集合の方から入ります。いっとき迷ったりしたのですが（時間的には両方も可能）、あまり当日まで裏方に意識を持っていくと本番に支障が出そうでやめました。視座の高さが違うので、混ぜるな危険です。
さて、10時開始（9時15分受付開始）の本番は、役員の控え室集合が9時半です。幸い昨日以降の病欠などはなく、皆様元気にお揃いでした。欠席の取締役は議長に事故あるときの序列1位の方だったので、ここで議長に支障が出ると次の方に繰り上がります。その注意喚起を昨日したら案の定忘れておられたようでしたので、議長元気で幸いでした。今後のハイブリッド準備はどうするかは悩ましいですね。スタッフサイドの準備負荷は間違いなく上がるので。
集合時間から入場案内までの30分弱は、何かあるというわけでもなく、歓談の場になります。ここでその日のニュースが総会での質問に飛び火するなどという話題が上がることも定時の場合はよくありますが、臨時総会は議題が限られているのであまりなさそう。12月の株主総会って季節感と逆行して変な感じだねぇだったり世の中臨時総会ってどのくらいあるんでしょうとか軽い話が。
10分前には受付から来場株主数の報告が入ります。以前はこれをインカムでやっていたのですが、最近はTeamsチャットになりました。この方が確実。この時点での一般来場者数は6名でしたが、ギリギリに入られた方とか遅れて質疑応答の間に入られた方とかあって最終的には8名でした。
質問は、想定されていた今後についてのものが中心でしたが、上述したような、なぜ今わざわざ臨時総会を開いたんですか？とか、ここに座られている役員の方は4月以降はどうなるんですか？とか、議案にそれなりに関係し、手続面についての疑問が思ったより多く出て（想定問答には入っていなかった）、そうなると回答担当は手続担当の私になるということで、なんと回答者としての出番が2度もあってびっくりでした。
定時の場合、事業に関する質問が大半を占めるので、私の出番はほぼなくて、リハでも回答者になることは稀です。そしてこのように本番に私に回ってくる場合、想定問答がないものが多いです（汗）。まあ事務局はその場でそれっぽい情報を拾ってくれて、署がカメラにメモを置いてくれるのでそれなりに回答は組み立てますし、手続面はずっとやってきているので頭には入っているのですけれど。
会社によって質疑応答の回答者をどうするのかはだいぶ違うようですが、当社では質問に関する領域の担当取締役が回答するのが伝統になっています（従前は議長があまりアドリブで回答するのがあまり得意でなかったのでという事情がありそう）。近年は、質問によって一次回答に議長が補足を入れる形が定着しており、特にリハーサルではこの練習を議長がみっちりやって自分で感触を掴んでいるような印象です。
質疑応答時間が長くなると補足は控えたり、質問によって選んでいる感じですが、今回はなにしろ議案が1本で説明には5分とかかっていませんから、複数の質問をお一人から受けたり、それぞれに全部補足を入れたりかなり丁寧に応答した形になりました。雰囲気が柔らかくなったせいなのか、最後の質問者に延々とご意見の演説をされてしまいどうなるかと思いましたがなんとか「貴重なご意見ありがとうございました」で締めて終了。
定例取締役会
定時株主総会の後は、取締役の選任後の代表取締役の選定などの固定議題を裁くための取締役会がありますが、今回の臨時総会は特段そうした必要はありませんでした。一方、リハーサルと臨時総会と2日連続で取締役を現地拘束しますので、12月の定例の取締役会を通常より後ろに倒して株主総会の後に設定しました。リハーサルの前にするのかどうするのか多少迷いましたが、まあどっちでも良かったかな、という感じですね。
総会とは無関係にグループ再編に絡むようなそうでもないような報告事項があったり、継続しての審議事項があったり、いつものように社長からあれこれ話題が振られて主に社外役員の意見を求めたり、といった進行でした。
さらに最近の傾向として、当社は指名委員会は置いていないのですが、非公式にそれっぽい形で非業務執行・社外の取締役と社長で懇話会のようなことをしてあれこれ話をされているようです。私は業務執行側なので入れてもらえず何が話し合われているのかは不明なのですが。
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ということで、無事に本日のミッションが終了したら、やっぱりドッと疲れが出まして、眠い眠い眠い〜。
とはいえ、無理やり夜の予定を東京で入れておりましたので、早上がりして新幹線に乗りました。
