自分で資料を作ることもあります。
一方、これまで自分で作っていた資料を部下に任せて出してもらうことが増えています。通常、資料を作るのは部長以下の仕事であって役員の仕事ではないし、継続的にアウトプットする類のものだと継続性のためには所管部門でちゃんと作れるようにしておく必要があります。
が、資料の作り方って言語化するのが難しいもののようです。成果物がそこにあるので、そのように作ってくれればいいんだけどな、と思うんですが、それだと思ったようなものが出てこなかったりする。ここでいう資料って、人に説明するためのプレゼン資料なので、一見して理解ができるように図解され、構造化されている必要があります。
それって、説明される側に立ったらどうやったら理解しやすいか、だし、説明する側にしてみたら、どのように理解して欲しいか、だと思うので、自明ではないのか？と思っていたんですが、万人にとってそうとは限らないようです。
一応、作って欲しいコンセプトについては都度説明しているつもりです。こういう場面でこういうふうに使いたく、聞き手はこういう人たちで、こんな質問も出る可能性があるので、この程度はカバーして欲しい、と。
んで、ここ数日それで作ってもらっていた資料について、出てきたものが、チャットでこのような観点で作ればいいですか？と言われて補足しつつOK出した方針に沿ってなかった（逆転していた）ので、伝わらんかったか？と思って補足をもう少し丁寧に書いたところ、
すみません、脳内で逆に変換していたようで、やり直します！！
との反応があり。そうだろうな、と内心思ってたけど、やっぱりそうなのかい。いや、指示を口頭で出したわけじゃないんだから（できるだけテキストにしている。。）、読み返そうよ？とか思ったりしたんですが、テンパってるな。
その後通話会議内で相談受けたことには、どうもこの手のことを進めていると、途中で迷子になってしまってどの程度の詳細さを求められているのか、どのレベルが必要なのか、どの情報が必要・重要で、それはそうではないのか、の見分けがつかなく（わからなく）なってしまう、と。
話を聞いていると、そもそもこの資料を作っている目的は何か？ということが作成に着手して実行しているうちにどこかに吹っ飛んでしまう印象でした。細かい数字とか根拠とかを掘っているうちにその中で重要そうなものはなんだろうか、と考える、聞き手が注目するのはこの中でどの部分だろうか、と考える。
結局のところ、細かいもの1つ1つに着目してしまっているので、全てがボトムアップになってしまい、それでは全体像が伝わる形を作ることができないよね、と。
詳細に、細かいところをいい加減にせずに、根拠を揃えて進めることに強いのは特に法務の経験が長い人の特徴だと思うけど、逆を求められることがあまりないので、全体から落とし込むことが苦手というか慣れていないんだろうな、と思いました。
全体を俯瞰して、伝えたいことはどういうことか、そもそもこれは何のためにやるのか、獲得目標は何か、何が得られれば成功なのか、から下に落としていく。それが要求するものを揃える際に細かく追い込んでいくために詳細が必要になるのであって決して逆ではないよね、ということを伝えましたが、伝わったかな〜。実際にやってみないと、具体的な例でやらないと難しいだろうな、と思いました。
迷子になるのは、全体感、全体像、俯瞰した形が見えなくなっているからで、というか、そもそもそこから始めていないので、見失うどころか始めがないからだよね、という話。
確かに、あまり意識したことがないです、ということだったので、んじゃまずやってみましょうか、ということで。頑張れ。
