毎年4月は佳境です。
決算から開示・総会へと進んでいく時期で、年の前半が繁忙期である私にとって最繁忙期に突入した実感が出る頃と言えましょう。毎年佳境佳境言うてます笑。
今年は、昨年の組織再編で法務部門も衣替え？があり、部門長を交代（私は部門長兼務を外れて担当役員のみに）、部門のミッションも変わった結果、総会運営だけでなく株式事務や法的開示も守備範囲に入れることになりました。
決算事務や決算開示は前年期末前から動かすため、昨年は新旧並走よりも旧担当で走らせており、今年が所管として初になります。
そして、株主総会の統括担当は、今年で10回目となりますが（！）、法務部門の部門長が「自分の手でやるようにしたい」と果敢に申し出てくれて、引き継ぎしつつ後方支援に回っています。来年は、統括という名乗りも名実ともに降ろしても良さそうです。
株主総会議案
3月頭くらいまで、今年の総会議案はこれまでで一番少ないのではないか、とか思っていました。毎年必須の取締役選任議案と監査等委員選任議案の２本だけ。当社の監査等委員は4名体制ですが、それまでの経緯により2名2名で任期の開始時期が1年ずれており、毎年選任議案が必要になる状況です。監査等委員会設置会社の取締役の任期は1年ですからこちらは毎年必須です。
が。毎年何かしら総会議案が増える傾向にある当社、今年も例外ではなかったようで、現在待機中ではありますが、（高い確率で）GOが出れば定款変更議案が加わることに。定款変更議案って、トップ議案になりますから（当社は剰余金処分は取締役会決定）、確定していないからといって3号議案で準備してもしNGになったらそれだけ落とす、というわけにいかず、1号議案として準備する必要があり、それが狭義の招集通知の記載にも影響しますので、ちょっと面倒な感じです。
今回総会メンバーに入っている担当者が、４〜５回目の総会担当なのに、今まで定款変更議案にあたったことがないんです、と言っていて、当社、割と頻繁に出しているのでそれは意外だね！などと笑い合ったりしました。
取締役の体制決定（≒候補者の内定）の取締役会決議のタイミングは毎年３月〜５月の間のいずれかで、社長が悩む度合いによって時期が変わるのですが、今年は５月になりそうです（４月の段階で決めきれなかった）。これから本人の内諾を確定させるプロセスに入ります。
監査等委員会における取締役選任議案に対する意見の形成や監査等委員候補に対する同意など、執行側から監査等委員会に依頼文書を出す準備も粛々と。監査等委員会の事務局が安定してきて、この辺りを事前に「依頼ください」とメールをくれるようになってドタバタ感が減りました。
事業報告
議案とセットで「招集通知作成」と認識され、原稿作成を進めております。大体の根拠資料・責任部門からの情報提供の締切が4/21に設定されており、毎年そのくらいのタイミングになるので（入力担当部門としてはもっと早くしたいけれど決算数値の仮確定タイミングであったり決算説明資料との同時並行であったりの兼ね合いで中々前に倒れない）、20日代の営業日が最も作業が集中し、佳境感が高まることになります。
今次々と入力を進めたり提出資料を確認したりの最中で、来週は法務部門内での読合せ予定がなんと3回セットされています（各2時間）。これで足りるかどうかは、指摘事項がどれだけあるか（当初バージョンの完成度がどれだけ高いか）によります。入力して読み合わせて初めて昨年からこういう点が今年は変わっている、ということに気がつくこともままあり、それで良い、とも言えるので（事前準備する方がかえってリソース食うことも多い）、兼ね合いは難しい。上級職までは承知している会社の状況も一般職メンバーは知らないなどということもままあるので、情報の取り扱い面からもそうなりがちです。
ゴールデンウィーク開始の直前には例年決算短信の読合せがあり、ここで決算数値は概ね確定（監査は進行中）、定性記載事項も確定してくるので、共通で使用する部分は事業報告側に流し込みを行い、GW最中の平日（今年であれば４月30日と5月1日）に関係者全体の読み合わせを行います。ここまで来れば大体の完成ですが、招集通知本体には入れない交付書面非記載事項（WEB開示事項）はどうしても後回しになりやすく（読合せの対象にもしないことが多い）、そちらをGWまでに完成させて監査等委員会監査用に提供する流れです。
監査
会計監査（計算書類・財務諸表及びこれらの注記）
会計監査は、決算短信のレビュー、会社法決算書類の監査、有価証券報告書の財務諸表監査とあり、順に進行します。後に行くほど重たくなる（特に注記が）ため、後の監査での発見事項が前の決算書類に影響するなどということも起こりがちで、できれば並行してやってもらいたいところなのですが、リソース面からそうもいかない（当社側も監査法人側も）という事情があるようです。
いずれにしても、ここは法務サイドが口を出すところはなく、粛々と進めていだたき、監査報告書の形でいただくのを待つ、ということになります。まれに事業報告本文の方に監査法人がチェック結果というか修正提案をしてくることがあり、それはサービスなのかなんなのか、そんな暇があったら有報監査にでも進んでほしい、などと思うことがあったりなかったり（汗）。
監査等委員会監査
昨年までは、監査等委員会（以前は監査役）の監査のために、GWが始まる前にドラフトでいいから事業報告・計算書類のセットを引き渡してほしい、と強く要望されており、特に注記が間に合わなくて経理部門の開示担当が悲鳴をあげていました。監査等委員が代替わりして、ドラフトの段階で入手しても監査の手間が増えるだけじゃないの？という話がなされたようで、今年からGW明けに確定版を提供してくれれば良い、ということに落ち着きました。
「確定版」というのがどのくらいのレベルを想定されているのか、これはこれで戦々恐々感があるのですが、このタイミングであれば全体の読合せも外部（印刷会社や証券代行、指導弁護士）のチェックも終わって修正を施したバージョンが提供できるため、ほぼ確定できる状態に持っていけることを期待します（頑張ります）。
とはいえ、作成者は作成物を見つめて作業しているため、間違いの発見に至れないリスクは常にあり、招集取締役会での議案審議用の前年比較資料を作成していて気がつくとか、果てはそれを使って取締役会で説明していて「ここに違和感があるんですが」という取締役の指摘によって誤りが発覚したこともありますので、油断はなりません。
図表や画像
基本がテキストとせいぜい表組でできあがっており、印刷物もない有価証券報告書に比べると、現在の招集通知は画像やグラフを使用して見栄え良く（株主の皆様に理解しやすく）作成されます。この関係で、手元の作業だけで完結せず、印刷会社に挿入を依頼したり作成を依頼したりしてその間手元の作業ができない期間があります。
数値が固まってこないとこうした依頼ができない一方でその頃は作業もたけなわのタイミングになるため、計画的に段取りを組む必要があり、これを間違えるとあちらもこちらもスケジュールが変にタイトになってしまって苦しくなります（過去にそういう失敗も何度もしています）。
これも経験してみないとその痛さが分からないところもあるのですが、過去に担当者をローテーションしてきて理解・把握している人員で固めている利点もあって、初めて担当する部門長もなんとかスケジューリングをしつつ進めている様子です。実感が伴うのは全部走り終わってからなのだろう、とは思いますが。（渦中は大変すぎて実感している暇すらない。。）
