天職の舞台裏

天職と思って日々仕事をしてますが、その舞台裏で色々考えていること、あるいは水面下でジタバタしてることを書いています。

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壁に合わせてセクションを変更する

タスク管理

1日を単位としてプラン・ログ・ルーチンをサイクルで回していくタスクシュートでは、1日をいくつかに区切る「セクション」を設定します。1日は一塊で扱うには長すぎるから。

セクションは、日によってあまり変動しない予定（食事・通勤・睡眠）などに合わせて設定するとプランがしやすいと言われます。例えば、会社員なら、(1)起床から出勤まで、(2)始業からお昼休みまで、(3)昼休み、(4)午後集中タイム15時まで、(5)15時から終業まで、(6)退勤〜夕食まで、(7)夕食後のリラックスタイムとして就寝まで、などのように。

たすくまでは、セクションとして設定できるのは1種類、TaskChute Cloud 2 (TCC2)では複数のセクションが設定でき、平日や休日に適用する、特別な日に適用する、などの事前設定ができます。ただ、これまでは、セクションはその日が始まるまでに設定がなされていて、その日の開始に適用される、という仕組みでした。

これが、最近の怒涛のアップデートの中で、その日のセクションをその場で変更できるようになりました。

「あまり変動しない予定」に合わせてセクションを組むと良い、と述べましたが、実は日によって変動する方が多く、セクションを跨いだ予定がしょっちゅう発生する、という人も珍しくないのではと思います。会議だらけの平日を送っていて、拠点間の移動を数日ごとに繰り返している私は、本当に毎日がそうなのです。

また、動かせない予定を「壁」と呼びますが、壁がセクションの途中に聳え立っていて、そこまでの見込み時間を常に把握していたいという要望もあります。

backstage.senri4000.com

セクションの中に入れたタスクの見積時間の合計がそのセクションの時間の中に収まっているかどうかは常に計算され表示されます（収まっていなければ警告表示で赤くなる。これはTCC2でもたすくまでも同じです。）。セクションを跨いで時間がかかる予定があると、この見積時間とセクション内時間の関係が歪むというか、適切に表示されないので把握しづらく、次の壁までのタスクのプランが順当なのかどうかも理解しにくい。

ということは、壁になる予定に合わせてセクションを柔軟に変更しておけば、壁までに並んでいるタスクが実行できるのかどうかがすぐに把握でき、これまで赤いばかりだったセクションの時間表示も穏当になって気分も良いということなのです。嬉しい。

本日は、オフィスへの出勤日で、かつ、会議がいくつもありまして、主に日中のセクションを変更しました。

通常のセクション 本日の予定 変更後のセクション
6:00〜8:00 6:00〜7:30
7:30〜8:00 出勤 7:30〜8:00
8:00〜9:00 8:00〜9:00
9:00〜12:00 9:30〜10:00 会議A
10:00〜11:00 会議B
11:30〜12:00 会議C
12:00〜14:00 12:00〜13:05
13:05〜14:00 会議D 13:05〜14:00
14:00〜18:00 14:00〜16:00
16:00〜17:30 会議E 16:00〜18:00
18:00〜19:00 18:00〜19:00
19:00〜21:00 19:00〜21:00

私の平日は、在宅が基本なので、セクションもそれをデフォルトとして組んでいます。このため、出勤が入るとそれを壁としてタスクを組み直す必要があり、7時半の出発の壁は死守したい。そこで、まず最初のセクションを7時半までに短縮しました。その後のセクションは自動で調整されますので、7時半〜8時になっています。

次に、通常のランチタイムも緩めに14時までにしているところ、本日は13:05から会議があったので、それに合わせてセクションを短縮、また、16時からも会議があったので、それに合わせて細かくセクション設定しています。

こうすることで、会議でない時間に作業的な仕事のタスクを挟むことができ、提出すべきタスクを難なく進めることができました。空き時間が見えるって大事だわ。

これまで、あまりセクションをしっかり使ってこなかった（上述の通り、セクションを跨ぐ予定があまりにも多いので気にしないようになっていた）のですが、細かく予定に合わせて、壁に合わせてセクション設定することで、より気分よくタスクが進むようになりそうですし、予定に間に合わないのでは？と焦ることも減りそうです。