4月の後半に差し掛かる頃に関係データが集まってきて、それをアジャイル的に事業報告や議案（参考書類）の原稿にしていきます。山場です。佳境です。
GWに入る前には、決算短信の全体読合せがあります。この段階では、監査法人の短信レビューの最中で、まだ数字は確定していませんが、確定を待っていては間に合わないので毎年25日前後に行われます。
一方、招集通知の全体読合せは、ここ数年GWの前半と後半の間、5月1日前後にしています。連休最中ですが、当社は完全カレンダー通りであり、決算や開示の関係者はここで有休を取るなんて余裕は全くない状況ですから、割と予定が入れやすい日程になっています。
読合せは、担当者を決めて読み上げを行い、出席者が気付いたところを指摘する形で行われます。なので、対照文書の分量によって読合せにかかる時間は左右されます。期末の決算短信は1時間半ですが、四半期決算では1時間もかからずに終わることの方が多いです。有価証券報告書に至っては、どんどん開示事項が増えている昨今、2時間2回では終わらなくなり、3回の予定が組まれています。
招集通知は、2時間で終わりたい、でもはみ出しそうになるので予備日をもう1日用意する、でここ3年ほど予定を組んできました。これまでなんとか1回目で終わらせて（10分程度はみ出したりはしたのですが）、ふぅ〜、という感じだったのですが、今年初めて全く途中で時間切れになってしまい、2日目（連続で予定していました）に突入することになりました。
指摘されるだけでなく、その場でそれをめぐってディスカッションになると時間がかかるため、そうなりがちという傾向にはあります。黙って読み上げられるのを聞いているだけよりも実のある時間だとは思うのですが、この時期にしっかり議論してがっつり修正して、となるのは割と痛いというのも正直なところです。
予定外に修正が発生しているところ
決算短信の段階で、予定外に色々修正が発生しており、巻き込まれて招集通知も修正しています。し、同じ観点で行けば、招集通知の側ではここに手を入れるべきでは？というものが色々出てきています。
過年度の数字の組み替え
当社は、昨年度の頭にグループ再編を行い、持株会社体制を終了しました。HDが事業会社に変わったわけです。この関係で、売上だった項目が営業外収益になるなど、いくつかの項目に変更が生じました。それは、年度当初からわかっていたというか、その前から承知していて、その変更を準備して実際の年度に突入しています。
しかし。その初年度が終わって、初めての決算がなされ、その開示をしようとすると、過年度の比較数値が各所に登場します。比較のためには、前年以前も同様の組み替えを行う必要があります。ということは、昨年作った数字をそのまま流用できないということで、組み替え作業が発生します。
計算作業が発生するので、ミスも発生しやすく、あちこちで事故が発生して修正に追われております。その影響で常なら目配りされているだろうところに目が行かずに別のミスが見過ごされてその修正にも至っていたり。
株式分割
今年の4月1日付で株式分割を行いました。今決算作業しているのは3月31日で締めた期のものですから、分割前です。が、今は当然分割後です。そうすると、しれっと分割前のものだけ提示して何も言わない、というわけにもいきません。普通に考えて、分割後はどうなるの？って皆思いますし、なんならこの数字はどっちなの？開示の時点ではもう分割されてるんだから分割後のものなの？と思われるかもしれません。
ということで、株式関係には、もれなく、「分割しましたが、これは分割前の数字です」、とか、「分割しましたので、分割後にするとこうなります」、とか、見た人が迷わないように注記をしまくることになります。
株式の状況関係だけかと思いきや、１株当たり利益、とか、決算関係数値にも影響がありました。
そして、昨年導入した譲渡制限付株式報酬（RS）。これも、分割すると、上限の株数は倍に調整されますし、皆さんの持株数どっちです、という注も入れないと。。注記膨らむ膨らむ。。。
交付書面非記載事項
現在の株主総会招集通知は、令和元年会社法改正により電子提供措置が開始されており、WEB上に提供するもの＝電子提供が本筋の提供方法になっています。その上で、株主さんとしては、書面で欲しい場合には、あらかじめ会社に申し出て、印刷した形式のもの＝交付書面を会社が提供することになっています。
この書面交付請求、制度が始まって株主側も慣れたということなのか、非常に少ない数にとどまっているということで、もう制度自体廃止してもいいんじゃないの？という話に現在の会社法改正議論ではなっているようです。大変面倒な制度でもあるので、ありがたいことです。といっても、現在の当社のように従来と同様に全ての株主さんに交付書面を発送しているフルセットデリバリーの会社にはあまり関係がないのですが。
そして、このような、書面交付請求がなされた場合に、全ての事項を書面で交付する義務があるかというと、実はそうではなくて、定款で定めておけば、相当範囲の事項について印刷物にはせず、WEBに開示するだけという対応をすることができます。このような事項を「交付書面非記載事項」と呼びます。
この、交付書面非記載事項を幅広にしてしまえば、実はフルセットデリバリーであっても、印刷して株主さんにお送りするものを相当コンパクトにすることができる構造です。そういう会社も少しずつ増えている印象です。電子提供措置として作成する文書、交付書面として作成する文書、と何種類も文書を用意するのは、はっきりいって手間暇かかりすぎ、ミスも増える可能性ありますので、できるだけ減らしたいのが担当者側の事情です。
当社でも、以前の招集通知（印刷物）＋WEB開示の時代から、事業報告の一部と計算書類の一部（注記とか）を印刷の範囲に入れない取り扱いをしてきています。
印刷物は、冊子にする都合でページ数を8の倍数にする必要があり、レイアウトの関係で収まらない場合に項目を出し入れすることもあります。
という感じで、以前は各社判で押したようにWEBのみ開示の項目が共通だったのが、ずいぶん自由になってきているのですが、当社の今年は、諸々上記したような事情で、計算書類関係や監査報告関係を思い切って非記載事項に拡大しようという話に（ここへきて！）なり、だったら印刷のページ数は８ページ減らすよね！でレイアウトを圧縮したりなんだり、それは今やりたくなかったぞ〜、のような状況にもなっているのでした。
GW明けには、決算報告書（事業報告＋計算書類等＋連結計算書類）の監査等委員会への提出なのですが。なんとか修正間に合って滑り込み、と思いたい。
などと、連日読合せのために今週はオフィスに3日も行ってしまったよ！とヘロヘロになりながら帰宅して思いました。
