6月も後半になりまして、月末近くの株主総会本番も間近に。リハーサル（と6月定例取締役会）の時期になりました。一区切り的なところもあり、ここ数年は1回目リハで定点観測的に記事を書くのが恒例化しています。今年も書いておきましょう。
定時株主総会リハーサル1回目（2025年） - 天職の舞台裏
（2022年は書いていないみたいで、↓は2021年のもの）
今年の新しい試み
リアルタイム配信
2024年の上記の記事に、リハーサルの進行については詳細に書いています。内容は毎年ほとんど変えていませんが、総会自体に新しい試みを入れることは毎年のようにやってきており、それに連動する変更点は色々あります。
今年の新しい試みは、なんといってもリアルタイム配信の開始です。やってみたいと思って提案した過去が何度もありますが、その度に何かしら起こって断念することになり、もうこれは当社はやらないわ〜と思って言い出さなくなっていたここ3年くらいであったと思います（苦笑）。それがここへきて急にやることになるとは、びっくり。バーチャルオンリー総会を可能とする定款変更議案を提出することに（トップ指示で）なり、だったらいきなりそこは無理だからまず参加型でしょう、という流れです。
撮影業者の交代
長年の間、音響設備をお願いしている業者さんと、当日の総会の模様を撮影して後日配信のデータを作成してくれる業者さんが別でした。
どういう経緯だったのかは今となっては全く分からないんですが。それが、撮影業者さんのグループ再編の影響でか、地元で小回りきかせて安くやるということができなくなってしまい、システムしっかりやってくれるのはいいんだけど随分高くなってしまって困惑したのが昨年。
できれば地元の業者さんにお願いしたい。リハーサルと本番の3回に出張旅費は高すぎるし。ということで、音響業者さんに撮影までお願いできないかと打診し、あっさり「できますよ」と言われたのが予算策定の頃なので昨年末くらいですね。
その流れの中、上のリアルタイム配信が3月末ごろに降って湧いたので、初めて撮影までお願いするんだけど配信の方もカバーしてください、になってしまった。。
配信テストを機材テストと共にお願いすることになり、リハーサル前に別日程でやってもらっています。デモサイトから配信の模様を眺めたりしました。
リハーサル
進行役
株主総会の統括をやって10年、リハーサルの司会進行役が一番の山場でした。私自身が役員との距離が遠かった時代は、社長をはじめとする役員のリハーサルでの反応が怖くてリハーサルなのに本番より緊張するし失敗ないようにしたいプレッシャーを自分にかけていましたね。
リハーサルについても、例年ここが自分の一番の出番というか正念場というかでどれだけ準備をしても足らない感があり、緊張が半端ない感じだった
と、2022年に述べています。役員として登壇するようになって3年、一度司会進行だけ他の人にお願いしたのですが、統括自体をやってもらったわけではなかったので自分の方に隔靴掻痒感が出てしまい、もう壇上役員と司会進行の２役でいいや！としたのが2024年の臨時総会と昨年の定時総会の２回でした。
そして今年は、総会運営の統括自体を法務の部門長が「やります」と果敢に申し出てくれたので、私は一歩下がって後方支援になっています。彼女は統括どころか当社での総会実務自体が全く初めてで、おまけに所管が株式事務や有報まで広がっている本年。ですからバックアップは念入りに、口出しも手出しもしていますが、それでも後方支援は後方支援。
ということで、リハーサルの進行も「やります」と言ってくれたのでお任せ。やっぱりだいぶ緊張した様子で、そうなんだよね、リハってテンパるんだよ〜と心の中で応援しながら見ていました。そしてリハーサルの日って、現場を作って実行するため、その場にならないと出てこないあれこれが発生し、その場で意思決定を求められる機会がとても多いので、それも負荷になるんだよね、と。
プロンプタに映らない
いつものように、リハーサルの説明が終わって、入場から始め、「定刻になりましたので、社長お願いします」で社長が議長席に立ったところ、始まりません。。。どうやらプロンプタに投影がなされないようです。プロンプタは、臨時総会でお試しで入れてみて、昨年2枚タイプに更新したものでした。
プロンプタに接続していた機器のトラブルとページを移動するためのマウスのトラブルが重なったようで、業者さん事務局席まで駆けつけて対応してましたが、時間かかっています。
ということで、印刷された議長シナリオを読み上げる形でリハーサル始めました。プロンプタの前は、パワーポイントスライドにシナリオを入れて議長席モニタに投影し、議長がマウスクリックで進める形だったんですが、システム的にはあまり変えているわけではありません。そして10年やってますが、こんなトラブルは初めてですよ。。
ともあれ、事業報告のナレーション動画が始まる前までを紙のシナリオの読み上げで凌ぎ、事業報告の時間の間に機器は交換して復活させたらしく、その後は通常にプロンプタを使って進行できました。
円滑進行の練習なんですが
当社の総会1週間前リハーサルは、１回目は質問のないスルー進行（ケース１）、２回目を質疑応答練習のみ（ケース２）としています。１回目は、全体の流れを掴む、1年前を思い出してもらう、というところに主眼を置いており、そこに質疑応答を入れると最初から難度が上がりすぎるので避けている格好です。
一通り通しますから、議長は「ご質問はございませんか？」と何度か問いかけますが、株主役のスタッフも挙手はせずにそのままスルーして最後まで通します。そのように、リハーサルの説明もしています。円滑進行ですよ、と言ってから始めますし、ケース１を始める前には質疑応答の説明などしてもいません。
が。
今年のケース1では、何を勘違いしたのか、株主役の社員が挙手しまして。そうすると、議長としては指名しないわけにいかないので、指名し、そして、それがいきなり社外取締役に回答を求めるタイプの厳し目の質問でした。。。
冒頭のトラブルと、イレギュラー質問のおかげで、円滑進行で所要時間を計測するはずなのに、長くかかってしまいましたよ。。まあ当日質問なし、などということはないので（今まで一度も経験ないですし）、いいんですけどね。思わず壇上から「それは違う」と質問者に向かって首を振ってしまいました。。。。
ハウリング？
株主席の真ん中あたりに座っていたスタッフの様子が変です。どうもスピーカーの聞こえがおかしいみたい、ということで、音響調整をしているようでした。壇上ではあまりよく分からず、本番に音声系のトラブルがあった場合どうしよう？という話に発展しました。
マイクトラブルの場合、議長のピンマイク、役員席の有線マイク、会場質問用のワイヤレスマイクの3種類があり、どの系統がどう影響しているのか切り分けられるのか、とか、会場のスピーカーとリアルタイム配信への音声インプットの関係は？とか、会場だけならマイクなしで地声でも行けそうですが（当社の社長は地声が大きいし通るタイプ）、配信のためには絶対マイクを通す必要がありますし。
リハーサルの甲斐
ケース1の後、退場してから壇上に戻ってきた社長の第一声は、
私議長13年やってるんですけど、これは初めてですね。「気を引き締めろ」ということかと思いました！
いや怒られなくてよかったです。私も10年やってますけど、機材トラブル系が発生したのは初めてですよ。。
ということで、実際に起こってしまったので、機材がダメになった場合どう対応するのか、という点をもう少しきちんと詰めておこう、という方向に流れました。例えば、事業報告のナレーション動画を例年ながしてきているけれど、これがダメだった場合は、議長自身が読み上げるから、その読み上げ原稿も用意しておくように、と社長に言われ。確かにね、そこまでの用意はしてなかったです。
実際に、そこまで作り込んだものがなくてもいいだろうけど、こういう場合はこのように動きます、というところだけでも決めて、説明するようにしておけば、みんな安心するし、実際に起こっても慌てなくてすみます。
全体としては、だからリハーサルやってよかったね、来週までに手当てをしましょう、ということでした。
原因と対策は別途で
とはいえ、トラブルの原因と再発防止策は当然必要です。リハーサルで出てよかったね、だけで終われない。
機材系は、上述したように、リアルタイム配信への準備もあり、リハーサルの2週間前には一度配線して機材を入れてのテストをしています。業者さんにきてもらい、当社の情報技術部門も入ってもらって本番と同様の設備を使ってやったはず。
が、後から確認してみると、配信テストで使った機材が完全に同一ではなかった、ネットワークの敷設状況も完全に同一ではなかったということが判明。何のために事前にやってるのか分からんでしょそれ。。
また、プロンプタトラブルの一因は、原稿スライドをギリギリまで修正して入れ直していたので、USBでの機器への流し込みにエラーが出たりして時間がかかり、リハーサル前に確認の時間が取れなかったところにもあったようです。
リハーサル直前まで修正をするのは御法度で、本末転倒ですよ？というのがわかっているようでわかっていなかったようです。その場に私がいたら止めたんですが、実務方の皆さんの「もう少しこうすれば良くなる」で走ってしまった結果のようでした。
設営含めて統括を法務に移したことで、細かくあれこれが乗っかることになり、全部準備しきれなかったところが残ったという反省も。
一言で言うと、直前までやりすぎ・どこまでやるかの割り切り不足・分担変更の不慣れが噴出した、ということかと。
2回目リハまでの宿題として、トラブル対応策は詰めておく、事前の準備は直前までもつれ込まずに30分前には完了しておく。社長が反省して事前準備をちゃんとやると言い出してるのでそれに乗って15分前にはマイクやプロンプタのテストに来てもらう。本番も同様に、受付開始前の会場入りしてマイク・プロンプターはテストする、で。
一方で、今年は間に合わないけど来年はこうしておいた方が良い、という点もいくつかありますので、それは申し送り事項にしっかり書いておいてね、と念押しも。
緊張と疲労で
私はリハ当日の夜にリメディアルの予約を入れていて、早々に退出してしまったのですが、法務の担当者の皆さんは上記の宿題の対応の担当を詰めたりするのに結局20時くらいまでかかったらしい。翌日定例ミーティングで聞きました。
おまけに、統括している部門長は疲労と緊張で神経が参ってしまったらしく、翌日体調不良でお休みしてました。分かるわかるよ〜と思いつつ、リハーサルだからね？そこで命のやり取りしてるわけじゃないからね！とかつての自分に言い聞かせたことを繰り返す構図です。
来週のリハーサル2回目と本番に向けて、リラックスしつつ、割り切りもしつつ、準備できるところはやりましょう、で行きたいね。
