天職の舞台裏

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天職の舞台裏

天職と思って日々仕事をしてますが、その舞台裏で色々考えていること、あるいは水面下でジタバタしてることを書いています。

記録するハードル

年頭抱負に書いた1つが、仕事の記録をする、ということであり、そしてそれがなかなか上手くいかずに挫折を繰り返している、ということを何度か書いています。なぜ何度も書いているかと言えば、週や月のまとめ記事のテンプレートに、年頭抱負についての進捗状態をコメントする、というメモが入っているからです。そのおかげで、今年はあまり年頭抱負を忘れ去らずにちょくちょく思い出して振り返ることができています。

といいつつ、忘れずに書いているのが、記録ができないという状態だというのもなんだか矛盾したような、皮肉な感じではあるのですが。

仕事の記録については、あまりに何度も挫折したので、「ちっともできない」という印象だけが残ってしまい(なにしろ記録できていないので記憶に頼るしかありません)、何がどうできていないのか、原因がどこにあるのかについてあまり省みていませんでした。課題として塊が認識されていただけで、ブレークダウンされていなかったのです。

ということで、課題のブレークダウンをしてみます。ちっとも手をつけられていなかったのですが、5月9日のタスクカフェに参加し、事前質問のために整理したのがきっかけです。

何を、なぜ、記録したいのか

「仕事の記録」「仕事の記録」と言っていますが、いったい何の記録?それすらあやふやになっていて驚きですが、振り返ると、当初意図していたのは、以下の3つです。

  1. TaskChute2で実行記録をとること、

  2. TaskChute2でタスクの終了時刻を入力したら、コメントを欠かさず入力すること

  3. プロジェクト・ノートをつけること

TaskChute2の実行記録

佐々木正悟さんの言われる「額縁問題」について、記録に絡めて以前のエントリに書いたことがあります。 backstage.senri4000.com

仕事上の記録は、生産性を上げるためのものであるはずで、それには分析が欠かせない、とは思いますが、いまのところ、なんとか記録を毎日続けるのが精いっぱい、デイリーログを出力して、翌日眺めて思い出す手掛かりにはしていますが、それ以上のことはできていません。コメントを切り出して、発展させることもほぼありません。コメントがあまり生産的でないのかもしれませんが。

TaskChute2においてなんどもぶち当たっている壁は、リピートタスクではない仕事、プロジェクトというか、雑務でなく、会議などの予定でもない、自分が考えて実行しなければならない「本来の」仕事をどのように入れておくかということで、これをプロジェクト・スロットというリピートにして、中身をその時々で変えてみたり(プロジェクトリスト自体は別管理)、プロジェクトの名前を入れてリピートにしてみたり、色々試行錯誤していますが、決め手に欠けます。

結局、次項と共通で、ここでもプロジェクトの扱いがネックになっているのだと思います。プロジェクト管理も色々なツールを試しては失敗しています。ツールを変えるたびに、「これならいけそう」と思うのか、大量にプロジェクトっぽいものを入力しすぎてしまい、メンテナンスに失敗するというのがお定まりのパターンのようです。NozbeやToodledoの課金もしたのに廃墟になってます(そろそろダウングレードしよう)。

プロジェクト・ノート

スピードハック研究会を受講するまで、プロジェクト・ノートという発想がまったくありませんでした。実行結果の成果物だけを追求していて、そのときどこまでなにをやったのかは触ったものや見たものの残骸で把握できるだけでした。

当然ながら、長期にわたるプロジェクトや、期限が定まっていないプロジェクトにおいて、前回の実行日から日が空いてしまうと、それまでに何をしていたのかを思い出すのに時間がかかります。相当量を繰り返してようやく思い出せたりすることも多いのですが、そこに特に疑問を持っていませんでした。

そうして、スピードハック研究会や、はまさんの著書「君ならまかせて安心」を読んだところ、プロジェクト・ノートに実行記録をつけておくことで、どこまで進んだかをすぐに把握することができ、手戻りが少なくなって生産性が劇的に改善するということを理解し、これはやるしかない、と思ったのでした。

が、これがもう本当に、何度やって何度挫折したことか。続きません。どうしてなのか。改めて考えてみました。

プロジェクト・ノートの実行記録が続かない理由

1)単純に、忘れてしまう

これはもう、全然根っから習慣づいていないので、仕方がないとも言えるのですが、実行自体に夢中になる、終わると終わった感で安心してしまって記録を残すというところに頭が回りません。

2)実行が続き過ぎて、記録を取る時間がない

自分で進めるタスクの他に、打合せで進んでいくプロジェクトもあります。議事録が発行されるものもありますが、そうでないものも多くあり(少人数での打合せではよくあります)、記録をつけておいた方が望ましい(これも忘れてしまうので)のですが、こうした打合せの予定が隙間なく続いていたり、相談が次々持ち込まれると、終わった時に記録に起こしている時間がなく、数時間すぎると忘れてしまいます(内容も、記録を取るということ自体も)。

自分で進めているタスクでも、時間いっぱいまで実行していると、記録している時間が残っていないこともあります(上記の「忘れる」とのコンビネーションでもあります)。次に「予定」が入っているとなおさらです。

3)実行で認知資源を消耗してしまい、記録に回す分が残っていない

実行が続き過ぎる場合にもよく起ります。ぐったり疲れる、ということのほかに、そのような疲れる仕事について記録をすると、実行の経過をもう一度頭の中で反芻してしまい、さらに疲れる傾向があります。それを予想して、記録したくない、という気分になりがちです。この結果、記録をした方が良い、というトリガーはかかるものの、「見たくない」「ファイルを開くのもイヤ」という気持ちになります。

4)記録をつけるのに時間がかかる

なんだか逆説的なところがあるのですが、私は書くこと自体は好きなので、上記のような色々な障害を乗り越えていざ記録する段になると、筆が進むというか、どんどん書きたいことが出てきて止まらない傾向があります。その結果、30分の打合せをした後に記録をつけていると40分かかったりして、終わったときに時計を見て愕然とする、ということが起こります。

ということを繰り返していると、次には、「時間がかかりそうだから記録したくない」という変な方向に意識が働くようなのです。とても歪んでいると思うのですが、実際そうなのです。

5)記録したものを見たくない

頭の中で色々反芻している間は見えているようで見えておらず、平穏です。これを言葉の形に明確にして目の前に起こしたとたんに客観視できるようになります。ぼんやり考えていた間は気持ちよかったものが、実は矛盾に満ちていたり、独りよがりだったり、ただの愚痴だったりすることが明らかになります。突きつけられるわけですね。

特に、なんらかの不満を持っていて、そのまま文章に吐き出していると、攻撃的になったり、防衛的になったり、感情的になったりします。夜に書いた手紙はそのまま出しては危険、というのに似ています。

そうしたことが分かっているならそんな毒の入った文章は書かなければいいのですが、実行の直後に書こうと思うと、その時の思考や感情がそのまま文章になって出力されてしまいます。そこをコントロールするのはなかなか難しい。

などということを何度か重ねると、書いたものを後から見たくない、見ても差し支えないように書こうと思うと負担に感じる、では、いっそ書かなければいいではないか、となるようで、ファイルを開いて書くと考えるだけで億劫に感じてしまうようです。

では、どうするのか

こうして洗い出してみると、いくつかの要因が絡み合っているようなのですが、大きく分けると、習慣の問題(忘れずに書けるかどうか)と、内容の問題(書くときと読み返すときの両方に負担がかからないように書く)の2つに分けられるようです。

(1)習慣づくり

これはもう、色々工夫するしかありませんので、まずは、始める前に、準備する、というタスクを入れて、その中にノートを開く、開いたままでタスクをする、ということにしてみます。準備が足らないまま始めていることが多いようなので。

打合せのときも、基本は社内であればPC持ち込みなので、同じように、その場でテキストファイルを開いて、実行記録を入れながら臨むようにしてみます。

実行中に書いてしまうことで、時間がなくて書けないとか、終わってからは疲れて書けないとかいう事態に追い込まれることも減らしたいです。

(2)書く負荷を軽くする

タスクカフェで個別相談を受けていた中で指摘されてわかったのですが、どうやら、事実の記録=何をどこまでやったか、と、思考の記録=どのように考えたか、ということを混ぜて書いてしまう傾向があるようです。

そして、書いていて時間がかかるとか、書いているうちに毒を吐いてしまうとか、というのは、思考の記録になってしまっているからのようです。このせいで、事実の記録までとれなくなってしまっているのが現在の傾向なので、ひとまず、思考については脇に置いて、事実の記録を取る方に集中します。

一方で、思考の記録、考えて、書いて、また考える、というのは、別途時間を取ってやりたいこととして取り組みたいと思います。どうやら、そういうことをするのが自分としては好きなようなので。

試行はじめました

ということを考えて、ここまで書くのに3~4日かかってしまいましたが、既に上記のトライは始めています。いまのところ、気持ちが盛り上がっていることもあって、テキストファイルを開くことは忘れないようになりつつあります。

次は、これをいかに継続するのかと、並行しているものがとても多いので、そのメンテナンスをどうしていくのかが課題になってくるかと思います。