天職の舞台裏

天職の舞台裏

天職と思って日々仕事をしてますが、その舞台裏で色々考えていること、あるいは水面下でジタバタしてることを書いています。

一次情報としてのメモ

先日、事務方をお任せしている方から、指導している人について相談があり、一度説明したことが分からなくなって再度聞かれたり、聞いたことを忘れてしまったりする傾向がある、とのことでした。

そこで、説明を聞いているときにメモを取っているのか、取ったメモを見返しているのかを聞いてみました。分からなくなったときにはメモを振り返って確認して解決できればよいわけですが、メモが取れていなかったり、メモがあってもあまり当てにならなかったりすると、もう一度聞かないといけなくなりますので。

すると、メモ用のノートは持っておらず、その場で手書きでメモを取ったりはせずに、後からWordで整理をする、というスタイルだ、とのこと。裏紙等にメモ書きをする時もあるけれど、ちょっとだけ覚えておくため、という感じで、整理が済むと捨ててしまうようです。

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こうした方は時々いらっしゃいます。メモの習慣がなく、メモの重要性に気付いていないというか。Wordでまとめる、というのは、結論(成果物)があればOK、という考えから来るので、一次情報に戻れることが重要(どうしてそういう結論になったのか、とか、どういう文脈だったのか、とか)ということが理解されていない。

ということで、メモは、ノートを1冊用意して、すべてそこに集約し、必要に応じてWordに分かりやすくまとめる、という二段階にすることをお勧めしました。Wordにする段階で、疑問点があれば解消できますし、漏れや落ちに気がつくこともできます。

加えて、毎日、前日取ったメモを見返すところから、1日を始めてもらうのもお勧めしました。前日していたことの記憶が蘇りやすいので、忘れにくくなる、ということで。

全てのメモが1冊のノートの中に入っていれば、それを整理した手順書のようなものを作るか作らないかは横に置いておいても(すべてを整理する必要はありませんし)、安心できて、自分への信頼度が増すと思います。

うまく習慣づいて頂けるといいな。