天職の舞台裏

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天職の舞台裏

天職と思って日々仕事をしてますが、その舞台裏で色々考えていること、あるいは水面下でジタバタしてることを書いています。

情報資産の管理

仕事雑感

ずっと適当に放置していたドキュメントの管理体制を見直すことになり、紙の書類のファイリングの台帳作りと共有サーバのフォルダ整理にいそしんでいます。

営業秘密との関係もあるので、適切に保管し、維持管理し、廃棄することが必要なわけですが、ついつい後回しになってしまう。管理規程はあるものの、全社的なものはかなり抽象度が高いというかおおざっぱに書かれているので(どんな部門でも適用できるようにするためそうならざるを得ない)、各部門でブレークダウンしたポリシーを持つ必要があります。これを徹底していないものだから、判断に迷って適当にその場で処理をすることになり、それが積み重なるとカオスになるわけですね(泣)。

ということで、一体これは何?という過去の遺産が山ほど出てきてひーこら言ってます。それでも、物理的なファイルの方は、引っ越すたびに整理処分してきているのでまだマシ。共有サーバのフォルダ数をカウントしたら(もちろんソフトを使って自動で)、5万フォルダとかになってしまい、気が遠くなりました。これ整理するのか…。

情報システム部門に、データの整理は、現状の棚卸ではなくて、理想のフォルダ構成をまず作って、そちらに今あるものを移動させる形で進めてくださいと言われましたが、なるほど。そうしないと棚卸の段階でいつまでたっても前に進めなくなってしまってまた繰り返されますね、これは。

この機会に、ちゃんとポリシーを作ってメンテナンスをしようと固く誓ったのでした。面倒すぎる。。。