勤務先会社では5月の緊急事態宣言解除からのテレワーク率は変わらず平均50%を維持するとの方針になっておりまして、これは全社平均であって50％は出社するようにとの指示ではない、とされています。
ということで、法務部では部門の機能維持に必要な程度の出社率として、概ね20〜30％で回しているところです。おそらく全社の中でも低い方だとは思いますが全く出てきていない部門もあるようなので最低というわけではなさそう。
このテレワーク、新型コロナの感染拡大によってなし崩し的に開始されて現在に至るため、オフィスは毎日出社してきていた頃のまま机も棚も電話も放置されている状態で、使いにくいというか無駄が多い状態になっています。そこで、これらを「テレワーク時々オフィス」に最適とすべく、フリーアドレスにレイアウト変更することになり、準備に入っています。
先週は、そのための業者さんからヒアリングがあり、部門の仕事の仕方・書類との付き合い方（すっかり一変してしまいましたが）になどについて言いたいことを言い放って終わりました。
さて、この後は、とか思ってたら、２週間以内に部門の共有棚にある書類・書籍などの分量を調査して提出するように指示がありました。棚に番号が振られていて、その番号の棚にはどんな種類のもの（ファイル・書籍・パンフレット・などなど）が、どのくらいの幅を占めているのかを書き出し、併せてこの機会に廃棄するなどして削減できる割合を申告する、というものです。
今いるフロアには管理部門全部＋管理系の役員が入っているため、各部門と役員保有の棚にある書類量を吸い上げて、レイアウト変更後の書棚の数や配置を決めていく形になります。
あまり時間もないので、出社して一気に片付けようと法務課も知財課も手分けして開始。普段から共有のために紙はスキャンして電子ファイルにしてそれを原本にするように徹底してきたつもりだったのですが、対応しきれずに紙が残っているものが多数ありまして、やってもやっても終わらない！という悲鳴が（特に知財方面から）聞こえておりました。使ってない古い紙のファイルが結構あって、それって電子原本運用を始める前のやつで、電子化の手間をかけられなかったからとりあえず放置してあったんだよね。。。
そんなものをいつまでもオフィス内に置いておくわけにいきませんから、この際思い切って捨てる・頑張って電子化してから捨てる・書類の預かりサービスに預けるの３択で決めて付箋を貼る作業をひたすらしておりました。おかげで知財事務の二人は通常の出社時のお仕事（請求書の処理とか）が全然できずに２日間を終わった模様です（合掌）。
法務の方は、共有の紙書類というのがほぼないという認識で、共有物って書籍だけだよね、それが３棚あるけども、と思っていたところ、よくよくみたら３つの棚はそれぞれ３段あって、上の２段には書籍が入っているけど最下段にはファイルボックスがいっぱい。後生大事にとってあったセミナー資料が大半でした。それも数年前のが多くて。全部電子化もして共有しているのですが、ちょっと参照したいときには紙の方が見やすいので、しばらくとっておこうとなってそのまま現在に至る、んだな、と。
ちょっと参照する、が自宅でディスプレイ上になって半年以上経過しており、流石にそれにも慣れてしまったので、電子と紙の両方をとっておく必要は全くないね、という結論がすぐに出るようになり（昔は、とりあえず紙も手元にあった方が見やすいよね、と思って保存する方に傾いたと思う）、全廃棄だなこれ、という結論になり、もう廃棄率とか考えているより今ここで捨てに行っちゃった方が早いわ〜（ちょうど今週はゴミ当番だし）、と。
ひたすらファイルから紙を取り出して、紙廃棄ボックスに入れる作業を繰り返し、山のようなクリアファイルがファイルボックスいっぱいになって終わりました。そして鍵付きのキャビネットには契約書の原本が仮置き（PDF＆データベース登録処理までの間＋書類預け入れサービスに送るまでの間）されていると思っていたら、それは半分ほどで、後の半分には謎のファイルがこれまた入っていて、ずっと放置してきた＝ずいぶん古いもので、頭を抱えたのでした。
今回は共用の棚の話だけだったのですが、各人の机の上にも書類が積まれたままの状態になっており、この先そちらも整理していかないと大変そうだよね、と思いつつ終了したのでありました。私の机の中はほぼ整理が完了してまして、あとは実際動かす際に持ち帰る・捨てる・キープするの分別だけで行けそうですが。
