天職の舞台裏

天職の舞台裏

天職と思って日々仕事をしてますが、その舞台裏で色々考えていること、あるいは水面下でジタバタしてることを書いています。

見積・段取りが甘かった?

昨年から統括責任者を拝命している株主総会です。

3月で会計年度が終了し、4月に入って決算が本格化。4月末週には取締役会を経て決算短信の発表、5月半ばに総会招集の取締役会、5月末に招集通知を発送して6月半ばに総会本番。というのが当社の主なスケジュールになっています。

運営統括自体に具体的なところはあまりなく、総会運営プロジェクトのリーダーとして、全体の進捗を見つつ、成功裏に本番が終了するように努めるわけですが、法務部門としては、招集通知・議事進行シナリオ・事業報告のスライド(ナレーション)の作成を担当しています。

開示総合の一部としての招集通知

招集通知の作成は、株主総会の運営準備の前半の山ですが、昨年の定時総会準備を走る中で最も強く思ったのは、これについては、適時開示(決算短信)や有価証券報告書(金商法に基づく開示)、さらにコーポレートガバナンス報告書といった開示周り全体を見て最適を追求したいということでした。

f:id:senri4000:20180430164644j:plain

個別の開示に最適化すると、共通の事項も少なくない中で締切りが重なるために、不整合が起きたり、それを避けるためにあちこちで修正作業が発生して非常に効率が悪いのです。昨年は種々の事情から傍から見た効率の悪さが目立ってしまい、「来年はこれは止めたい」と内心何度も念じる羽目になったのでした。

昨年の総会終了後には、共通化を進める前提になるように、各開示書類の項目を一覧にし、項目間のクロスリファレンスを作り、作成担当部門や基礎資料を調べ、というのを進めていたのですが、土地勘があまりないこともあって、担当部門から情報を収集した後で実際の開示書類や作成の手引きと首っ引きで完成に漕ぎ着けるのに数ヶ月かかりました(他の業務の合間にやっていたせいでもありますが)。

作成手順も変更

また、これまで担当部門を割り振って、招集通知本文自体を各担当に書いてもらっていたのですが、この方法だと形式面の整合にも気を配る必要があってこれまた効率がよくないため、これを改めて、担当部門からは情報の収集だけとし、集めた情報を法務で一気に流し込んで作成する形に変更しました。

ということは、情報収集するためのツールが必要で、手戻りを防ぎ、特に共通項目において何が正か分からなくなる問題を起こさないために、マスターファイル制を取ることにしました。

といいつつも、決算数値→財務諸表/計算書類については経理部門で行いますし、決算短信の作成が先行するため、短信については従来通りに作成してもらい、これとの共通項目については短信原稿からマスターファイルを起こす形としました。

マスターファイルのイメージが自分の中で中々固まらず、今まで実際作成されてきた担当者の面々に聞いてもみたのですが、結局新しいことを始めようということなので、具体的な形を提示するのは誰しも難しく、無理矢理でも形を作ってたたき台として提案する必要がありました。

結局、関連項目をひとかたまりとして、エクセルファイルでシートを分けつつ作成することにしてみました。開示書類感の共通事項はシート内で峻別しつつ、元情報が分かるようにしていきます。

いつから仕掛かるべき?

昨年3月はじめには、総務に呼ばれて総会準備のキックオフミーティングに出たのですが、どうもその内容にしっくりこなくて「これって必要なんだろうか?」と思っていたら時期を逸しました(苦笑)。

別件で同じメンバーと打合せをしていて、キックオフってやった方がいいですか?と聞いてみたところ、気持ちを揃えるためにもいったんやった方がいいですよ、との回答で、慌てて準備をしたのですが、直前に管理部門の部長複数の予定を揃えるのって至難 (泣)。

そして打合せ資料として今年の方針などをまとめていたら、確認事項がたくさん出てきて焦りました。なんとなくのイメージじゃなくて、着手してみるべきなんですよねぇ。。。

と、そんなキックオフの遅れにマスターファイルの着手の遅れが重なり、4月に入ってからあたふたと準備を進める形になってしまって、4月半ばに今後のスケジュールに照らして進捗を確認したところ、

これって、2週間は遅れてるわ

という結論に至りました(号泣)。そうですね、3月早々にキックオフしてマスターファイルの配布は終了しておくべきでしたね(遠い目)。

結果・・・

遅れに気づいた段階で、腹を括って1週間で2週間分取り返すことにし、休日出勤やら連日4時間残業やら他の業務は全部先送りやらしましたとも。そして、今年は法務内で担当者アサインしているのですが、全面的に波を被ったM君すまん。一緒に連日大残業になってしまったのでした。

そしてもちろん、やるべきは招集通知だけではなく、そもそもの決算報告書(監査に提出する事業報告と計算書類。その後で備え置きに回る)があるし、子会社群の個別の決算報告書もあったり、子会社個々の株主総会もしなくちゃだし、それに伴って登記も個別に発生するのであったりしまして。

これって繁忙期ですね!!

と部下に言われて、なるほどそうか、と思ったことでした。まだまだ続く。