天職の舞台裏

天職と思って日々仕事をしてますが、その舞台裏で色々考えていること、あるいは水面下でジタバタしてることを書いています。

予定登録のミスで残念な結果に

以前に何度か書いているのですが、私のスケジュール管理はアナログの手帳、Googleカレンダー、サイボウズの3本立てになっており、これらを完全同期して運用しています。それぞれ一長一短があるため一本化できない事情がありますし、複数にしておくことで管理上の落ちを防ぐ狙いもあります。

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そして、上記記事に書いたように、Googleカレンダーのメモ欄に参照情報を全部入れて、必要な時にFantasticalアプリから閲覧できるようにしています。

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予定の記入は、それが発生したときに行い、時間の余裕がないときは、同期作業は後から実行しています。また、予定が出張や外出の場合、前後に移動予定が必ず入りますが、その経路検索や新幹線の予約は予定発生時には行わず、別の機会にすることが多いです(時間がかかるので)。

出張や外出予定を移動時間を含めた形でアバウトにスケジューラに入れるタイプの人も少なくないのですが、私はこれが苦手で、実際の予定(アポイントの正確な時間・セミナーの開始時間・受付時間など)がカレンダー上で把握でき、移動時間との関係でどの程度のバッファがあるのかがすぐに分かることが重要だと思っています。

ただ、これって自分がその予定に沿って行動するときの便宜のためであるため、上記の3つのスケジューラに完全同期しているかというと、徹底しておりませんでした(というか、当初はしていたんですが、段々面倒になり漏れが生じることがある、といったところです)。

先日、Googleカレンダーに入れていた予定に沿って、経路検索をしてその予定もGoogleカレンダーに登録しつつ新幹線の予約をし、当日になってその通りに行動しました。セミナー予定で、受講票の印刷・提出が必要だったので、直前に印刷して持ち出し、新幹線の中で取り出して確認したところ、

開始時刻が1時間半前だ!え?どうして?

とパニックになりました。今からどんなに急いだとしても、新幹線に乗っている間に開始されてしまいます。あああ、単位が〜、というか、新幹線に乗ってまで行くのに、聞けるのって1時間弱ってあんまりだ・・・。

Googleカレンダーのメモ欄を見ても、内容だけが登録されていて、開始時刻・終了時刻の部分はコピーされておらず、なぜこんなことが起こっているのか原因がわかりません。Googleカレンダーはドラッグ&ドロップで簡単に時間帯を動かすことができるので、何かの拍子に動かしてしまったと思われます。

よくよく後から確認したところ、手帳とサイボウズのカレンダーには正しい時刻が記入されていまして、今回のようなミスが起こったのは、ひとえに経路検索の時にGoogleカレンダーだけを見て開始・終了時間を信用していたからであり、そのGoogleカレンダーのメモ欄に一次情報からの開始・終了時刻のコピーが入れられていなかったせいで、その後も何度もカレンダーの情報を見ていたのに気づかなかったんだな、と。

相当残念な結果に終わりましたので、今後はコピーする項目を十分にしておくこと(その時の判断で最小限に絞らないこと)、経路検索したら、移動時間のカレンダー登録の同期をその場ですることを徹底しようと思ったのでした。

それにしても、カレンダーを同期するようにしてからこの手のミスはほとんどなくなっていたので久しぶりにやらかしました。手法を決めたら徹底しないと落ちは発生するということですね。失ったのは聞けなかった前半の講義と単位くらいで、重要な打ち合わせとか自分が講師のセミナーとかではなかったですから良かったのですが、がっかり感は半端なく、心臓もドキドキして体に悪かったです(苦笑)。