いまさらマスタータスクリストを作る

何度も何度も書いていますが、私のタスク管理システムは、日々の実行管理に「たすくま」を、予定管理にGoogleカレンダーを使っています。仕事の予定は会社のOutlookですが、これをプライベート空間に持ち出すことができないので、面倒ですがGoogleカレンダーにも手動で同期させており、ここから日々の「たすくま」に取り込む形です。

こぼれるタスク

今年はここ数年に比べて「タスク管理」カテゴリのエントリが多めです。管理システムを変えているところが大きいのですが、同時にシステムからこぼれ落ちて「やらかした」ことが増えていることも影響しています。

日々のタスクの実行システムは完成しているわけですが、いくら日々のタスクの大半がリピートタスクだとはいえ、新しく発生するタスクは始終あります。こうした新規発生タスクを溜めておく場所がない、というか、作っても作ってもそのうち消失してしまって続かないのが繰り返し上がってくる課題です。

1回で終わるタスクは、その場でやる日程を決めてカレンダーに登録し、その日にたすくまに取り込まれることで実行するようにしています。コンテキストが日時・場所に縛られるものはこの方法で問題なく回っています。とはいえ、もっと細かい、すぐやれるものはカレンダーに登録すること自体が手間に感じられて登録しないことも多く、結果、あちこちのインボックス（メールボックスやメッセージなど）に放置されたままだったり頭の中に居座り続けたりして何かの拍子に思い出して実行したり、実行しないまま締め切りを過ぎたりしがちです。

逆に、もっと息の長いもの、数日・数週間から数ヶ月かけて進めたい、いわゆるプロジェクトについては、これまで何度試しても管理が上手くいかず、全体を俯瞰しておくことができないままになっています。毎度その方法をアナログ手帳にしたりデジタルノートにしたり試していますが、上記したように、そのうち見なくなってあったことを忘れてしまうのです。なぜ見なくなってしまうのかは解明しきれていないのですが、必ず見るルーティンが作れていない、認知資源を多く消費するものが登場すると見たくなくなって見なくなる、といったところかなと思います。

息の長いものは仕事でもプライベートでもありますが、仕事の方が当然ながらクリティカルでして、私のポジションだとすぐにその場で答えを出せ的なものも多くある一方で、一定期間に渡って進めるべきものを常に複数抱えているような状態です。また、その場で解消してしまえばよいのですが、幾つも重なるとその日のうちに達成できずにはみ出すことがあり、それを日や週を越してペンディングとして扱えないと誰からも指摘が入らずに落ちる結果になります。

今回、２週間前にやるべきだったことがその日のうちに終えられず、週を跨いだら他のタスクに埋もれて完全に失念してしまい、存在を忘れてしまっておりました。やっぱりその日のうちにやるべきだったと後悔したのですが、いや問題はそこじゃないし。着手したらしたで案外考えることが多かったというおまけもありましたよ。

この、全体を網羅するマスタータスクリスト・プロジェクトリスト的なものがうまくいかないことについては、何度も苦闘しておりまして、最近では昨年の3月の週のまとめ・月のまとめに考えたこととして書いています（この頃は本当に独立記事が書けていないので埋もれております）。状況はちっとも変わってないし。。この時A4の紙に書き出して安心したとか言っておりますが、この後簿記1級の口座に邁進したせいでどこかに吹っ飛んだのだろうと想像。。

backstage.senri4000.com

と、ここまでが前置き（長い）。

同期ブロックで週を越す

先月あれこれNotionについて調べたり検討したりしている中で、円谷さんの動画にスワンさんが登場しているのを拝見しました。

www.youtube.com

この中でスワンさんが使っているNotionでの週間タスクの管理方法を紹介されているのですが、「同期ブロック」で２週間以上の中期タスクを管理しているという話が出てきました。毎週タスク管理をテンプレートから生成していくのですが、同期ブロックを使うことで、今週のタスクリストで追加したものが次週のタスクリストにも反映される！！

スワンさんのコメントで、紙で管理していた時にこれが一番面倒だった、といわれていて、そう、そうなのよ〜！！と首をブンブン振っておりました。ということで、改めて、スワンさんの方の動画でこの紹介をされているものを見に行きまして。