先週末の家族旅行が終わったら直ちに拠点2に移動するつもりで予定を組んでいたところ、総務から下見に行くので同行されませんか？とお誘いが入り、急遽拠点1滞在を伸ばして参加した本日です。
2020年からコロナ下での株主総会も４回やりまして、当初は緊急事態宣言があったりしてホテルの宴会場が使えないところから始まったため、自社会場で実施するようになったところ、宣言が解除されても当該ホテルさんは痛手が癒えなかったらしく、完全に閉業されてしまいまして、自社会場から戻ることができなくなりました（涙）。
以前は行っていた懇親会もコロナを理由に中止して4年、今年は5年目になります。自社会場で懇親会までやっていた時期もあるのですが、ホテルに戻してから自社スペースも造作が増えたりして以前のような使い方はできない状態です。懇親会を再開するかどうか（運営担当側としてはぜひこのままフェイドアウトして欲しいですが。。）はともかく、自社にしても賃貸物件のため、レイアウトの変更やら縮小やらが控えており、このままずっと使い続けるのも難しそう。なにしろすっかりテレワーク定着のため、スペース効率だだ下がりしていますから、見直しは必須ですし。
ということで、今後に向けて、新たに近隣の会場になりそうなところを総務に頼んでピックアップしてもらい、その中の1つであり（休業されてしまったホテルの次に）最も近いホテルの宴会場の下見とあいなったのでした。
あいにくの雨の中、オフィスから歩いて向かったのですが、500mほどですから数分で到着、やっぱり近いは正義だよねぇ、の思いを強くしました。株主総会って、準備に色々とオフィスからものを持ち込みますし、きっちり準備したつもりでもなんやかんやと取りに行ったりする必要が出ますので、電車で数駅とか車で移動とか（大荷物はこの距離だって車使うわけですが）よりも徒歩圏内はありがたいですね。っていうか、そういう環境でしかやったことがないので。。
会場は、建物自体はかなり古いのですが、綺麗に整備されており、落ち着いた内装で良さそうでした。以前使わせてもらっていたホテルも相当古くて傷みが目立っていたので、比べてみても使いやすそうに思いました。裏からひな壇に入場しようとすると、思いきり厨房の中を通行させてもらうことになり、従前ルートよりもさらに長いな、というのはありましたが、作りの問題なので致し方なし、ですね。
電源や音響については、だいぶ引き回しが必要そうで、同行した情シス担当が、WEB会議併用だと結構悩ましいですね、と呟いていました。コロナ以降の変化として、感染症がいつでもありうるというのがあり、その場合でも欠席でなくWEBであれば役員の出席が可能なため、どうしてもリハーサルも本番もZoom併用で準備が必須になります。自社だとその辺は融通が利きやすいのですが、借り会場では入念に準備してネットワーク環境も構築して、本番でもトラブル対応にピリピリすることになりがちです。しかしこれはこの先デフォルトで、なくならないだろうな（元には戻らないだろうな）。
いくつかの工夫で会場の方は行けそうな感じでしたが、役員控室でそのまま取締役会などをやろうと思うとそっちの設備も整えねばならず、オフィスに戻ってくださいよ〜という担当の叫びが聞こえました。確かに、総会後に取締役会も監査等委員会もあることを考えると、オフィスに戻った方がやりやすい気もしますね。ゾロゾロと役員がみんな歩いて戻るのか、という気はしつつも。
なんとか実施すること自体はできそうなのでホッとしましたが、あとは日程で、こうした会場って、正式予約でなくても、毎年同じ時期に（株主総会で）使われる会社さんがいらっしゃるので、と言われることが多く、そこに割り込むことは難しいため、会場に合わせて日程の調整をする必要が出てきそうな感じでした。
一度やってみないとな、という感じでもあり、やってみるとまた気づきやトラブルや色々出てくるだろうな、完全に準備するのは難しいもんねぇ、と思いつつ、オフィスに戻りました。
