天職の舞台裏

天職の舞台裏

天職と思って日々仕事をしてますが、その舞台裏で色々考えていること、あるいは水面下でジタバタしてることを書いています。

2017年のタスク管理

2017年に「タスク管理」カテゴリーを付与したエントリは17でした。はてなブログのカテゴリーは重複して付与できるので、タスク管理っぽいくらいでもつけており、純粋な?タスク管理エントリはあまり多くありませんでしたね。

特筆すべきできごと

独立したエントリにはあげていないのですが、今年は夏にTaskFreaks!! Zwei!!に参加しましたし、年末の忘年会も去年に続いて出張の前乗りで参加しました。夏のZwei!!では、グループディスカッションに加えてショートプレゼンテーションがあり、非常に面白く興味深く有意義にあっという間に時間が経ちました。楽しかった。

加えて、今年は、職場でタスク管理について共有しようという話が持ち上がり、部下のみなさんの個々のやり方を聞いてほぉーとかへぇーとか言っていたら「是非せんりさんのも共有してください!」と言われて「それじゃあ」とタスク管理システム?について熱く語ってしまいました。

その際には、イド♂さんのタスク管理論を随分参考にさせてもらいました~。タスクとプロジェクトとイベントの整理とか、請負プロジェクトや請負タスクの性質とか。皆さん整理されて理解が進み、好評でしたよ!ここで遅ればせながら感謝を!

自分のタスク管理システム

2016年の年末に書いたレビューから大きくは変わっていません。「たすくま」をガイドに日常生活はリピートタスクで回し、仕事は大きめの塊で集中して実行する形で定着しました。TaskFreaks!! の際にも、仕事では分解せずに大きな塊で実行しているという話をしたのですが、タスクやプロジェクトの性質上、分解せずに回すのが最適っぽいということで話が落ち着きました。

backstage.senri4000.com

のきばトークでの佐々木さんの発言から、認識とタスク管理というエントリも書いており、我ながら忘れていましたが、今読み返しても、やっぱりその通りだな、と思います。

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10月に、午後のセクションをさらに広く取るように変更しました。13時~15時、15時~16時、16時~17時、17時~18時と刻んでいたのですが、13時~15時だと塊でプロジェクトを進めるには短いため、午前中と同じく3時間取ることにして、16時までを一括にしています。なんだかんだと会議が入ってくるので、ガッツリ3時間取れる日があまり多くはないのですが、2時間と3時間だと集中して進捗する度合いが随分違うのでで、無理矢理2時間で切り上げるよりよい感じです。

とはいえ、こうして集中スロット方式で仕事が進むのは、私の環境が島になっていない独立机である(個室やパーテションで区切られているわけではありませんので、それなりに周りの様子は分かりますが)こと、ルーティンの報告・相談は時間を固めて取っていること、実務はかなり部下に任せていること、に起因しているのかな、と思います。電話も自分では取らないし、個別相談電話や相談も基本は実務側に入るのであまり多くありません。

チェックリストのチューンナップ

日常の行動の細かいところが変わったせいで、それまで上手くできていたことが落ちる、ということが何度かあり、都度チェックリストをメンテナンスしてきました。メンテナンスすれば防げることが分かっているのは強いな、と良く思います。「気をつける」というのはまったく信頼が置けないので。

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これらのエントリの他にも、実家を訪問するときのチェックリストを作成、更新。これはEvernoteのノートにしています。

と書いて、たすくまのチェックリストとEvernoteのチェックリストってどう使い分けているのだ?>自分 と思いました。Evernoteの方が導入が早かったので、初期のチェックリストはEvernote側に置いているものが多いのですが・・・。

傾向としては、毎日見ないもの(出張の用意とか旅行の荷物リストとか)はEvernoteに入れていますね。全部たすくま側に移そうという気持ちにならないのでどちらも生きており、それなりに仕分ける意味がありそうなんですが、はて、なぜそうなっているのか、意味があるのかないのか、この先もう少し考えてみようと思います。

ログとレビュー

こちらも昨年からあまり変化なく、たすくまのログは1日分まとめての出力のみで、翌朝それを眺めて思い出して終了です。これを行動のトリガーにすることまではしていません。もちろん、思い出すので、それが行動に反映されることはありますが、仕掛けまではしていない、ということです。あまり必要性も感じておらず、申し送りができていればOKという緩い感じです。

ログとは別に、日記も継続していて、こちらは1週間単位の表形式(Excelベース)なので、毎日並べて見ることになり、それなりに振り返りの効果はあります。

週次レビューは、このブログの週のまとめ記事を書いているだけで、非公開でのプライベートなレビューは全く行っていません。週のまとめをするときに、その週のエントリと共に日記を参照しています。公開しないとうまくレビューができないという性質がある(強制が働きにくくなるので先送りした挙げ句レビュー自体をしなくなる、自分しか見ないとなると書き方の丁寧さが落ちるので見返したときに分からなかったり気分が悪くなったりする)ため、きっと今後もこの方式で行くと思います。

幸い、今年も週のまとめ・月のまとめ記事は遅れはあってもスキップなしで完了することができそうです。読み返すことも多くあり、読み返す度に書いて良かったと思うので、来年も継続します。