対面会議と懇親会 - 天職の舞台裏

7月に入りまして、株主総会後の「新体制」となって来ています。取締役会については改めて書こうと思いますが、まずは機関設計変更後の一番大きな変化であろう「監査等委員会」です。

機関設計の変更の目的の一つに「コンパクトな取締役会」というのがありまして、法定されたギリギリの構成になっています。監査等委員会は３名以上、過半数が社外取締役という要求なので、最低だと３名で２名社外ということになります。これだとメンバーに何かあった時にすぐ法定事項を満たさなくなってしまうため、補欠の選任もセットで行っています。

監査等委員会の社内取締役は、常勤監査役を2期7年（最後の1年を残して機関設計変えてしまったので）された方に横滑りをお願いしていますが、要するに機関設計の変更って、監査等委員会を作りたいからやるわけじゃなくて他の点でこの設計が好ましいから実行するわけで、監査等委員会の中身は引き受けた側にほぼお任せになっています。ご本人からすると急に降ってきたミッションで、監査役協会の人脈を活かして他社例聞き取りするとか色々トライされているようです。

とはいえ、期末の監査報告と並行して準備を進める必要があり、監査役会から引き続きのメンバーばかりではなく、といった中、さらに内部監査部門との連携を強める必要があるけど具体的にどうやったら良いわけ？！みたいなこともあり、大変そうです（執行側で色々やっている私も大変なんだけど、降ってきてちゃんとやってねって言われるのも相当大変だろうと同情申し上げる次第です、みたいな）。

ここ2年ほどの監査役会は、監査役各位のスケジュールの調整がつかず、取締役会当日の朝1時間という設定になっていて、特にスタートから夏頃までの前半は審議事項が多いのに時間が足らない悩みを抱えてきたのですが、今年はなんとか前日に時間調整することができ、2時間〜3時間を審議に充てられるようになりました（会計監査人とのコミュニケーションの時間も同じタイミングで取っていたりするし、さらに長いことも）。

コロナ下での取締役会は基本リモートであったことから、監査役会もリモートがデフォルトでしたが（監査役各位の居住地もバラバラでしたし）、監査等委員会になったところ、委員の皆さんが本社近辺の方ばかりということもあり、Teams会議を準備するけど可能な場合はオフィスで対面でやりましょう、に（なんとなく）なっています。実際よくわからないことが多い審議事項も多いという局面ですし、お互いによく知っている、というほどではないわけですから、対面の方が好ましいでしょうね、です。オフィスだと、資料を印刷にして臨むこともできるので、その方が嬉しい、という側面もあるようです。

内部監査部門としては、監査等委員会からどういう注文が来るのか戦々恐々としつつ、ひとまず内部監査計画を擦り合わせるところからだよね、となっており、通常よりも大幅に遅くなっての年度計画立案をし、監査等委員会に説明し、あれこれ注文をつけられて修正をし、「本当にできるのそんなの？」とか言われつつ、一応の決着を見てイマココです。また、監査等委員会担当者をきっちり置きましたので、毎月実施した内部監査の概要報告や1ヶ月間での部内でのあれこれも報告する予定です。

そんな状況なので、その監査等委員会担当は東京勤務のところ、これは対面でやった方が絶対いいよね（相当慣れてきたらリモートでも良いとは思うけど）、ということで、出張指令出しまして、総会後の第1回からリアル出席してもらっております。

ちなみに監査部って、東京勤務者がそれなりに多く、今は過半かな、なのですが、何しろオフィスでやることがほぼないし、郵便物すら来ないので、基本全員がフルリモートでして、2年以上になりますが、今回の担当にリアルでは初めまして、になっていたのでした。画面越しに顔を見たことは何度もあるけど、実際に会わないと体格とかわからないな〜やっぱり、とか思ったことでした。

そしてせっかく来てもらってるので、軽く飲みましょう！とお誘いして、新幹線時刻ギリギリまで焼き鳥屋でおしゃべりに興じたのでした。海外子会社勤務だった頃の話とかリモート通話ミーティングではなかなかできない雑談がたくさんできて楽しい時間を過ごしました。仕事帰りに「お疲れさまでした」で乾杯っていったいいつぶりだろう？みたいな感じでしたねぇ。