天職の舞台裏

天職と思って日々仕事をしてますが、その舞台裏で色々考えていること、あるいは水面下でジタバタしてることを書いています。

カレンダーと手帳の話

メンテナンスの一環として、スケジュールの管理の話を。家族でのスケジュール共有と、自分のスケジュール管理の両方です。

そういえば、スケジュール管理するときに、日ベースなのか、週ベースなのか、月ベースなのかって好みがあるのでしょうか、それとも仕事の種類によるのでしょうか。私自身は絶対週ベースで、手帳も週間ダイアリー形式が絶対必要で、書くスペースが大きく欲しい欲求よりも週の全体を見ておきたいニーズの方が高いです。また、月単位での予定把握は卓上カレンダーに書いたりしますが、これには網羅的に書くことはありませんし、各種カレンダーアプリで月表示にしても予定が多すぎて把握できない(全部表示できない)し、ブロックされている時間の割合がさっぱりわからないのでまず使いません。

と思っていたら、先日夫が月表示のカレンダーでスケジュール管理しているということが判明してびっくり。まあプライベートのアプリの話なので、会社のスケジュールは全然別なんでしょうけれども。それでやっていけるんだ〜、と呆然としたのでした。

家族のカレンダー共有

相変わらず家族4人で暮らしていますが、学校や保育園その他の子ども予定を確認し、その日の担当を決めて夫と2人で出張などなどの予定を調整してさえおけば良かったのは今は昔になり、息子たちもそれぞれ個別に予定があります。それが個人で閉じているばかりではなく、お互いにわかっていた方がいい予定もあるし、家族全員や一部で共通の予定もあります。これらを調整するには、デジタルのカレンダーを使うのが良いですよね。

スマホの導入以前からGoogleカレンダーを使っており、息子たちがまだ自分で予定の管理をする前から子ども予定もカレンダーを作って登録していました。そのままiPhoneに変わり、当初よりもずっと楽にカレンダーの利用ができるようになりましたが、導入時期が家族で差があるためもあって、全員が同じようにカレンダーを利用しておらず、特に最後に導入した息子2号の状況が今ひとつで。

Googleのアカウントは持っているにも関わらず、Googleカレンダーが2号の iPhoneのデフォルトカレンダーにうまく反映されないので、仕方なくデフォルトのファミリー共有カレンダーを使っていました。とはいえ、これって、家族共通で1つのカレンダーなので、誰の予定なのかをタイトルで識別しなくてはいけない。おまけに、会社ではWindowsですから、予定を確認したり登録したりするのにいちいちiPhoneで操作しなくてはいけない、と不便この上ない。

ということで、不便だ不便だと思っていたのですが、ようやく重い腰を上げて息子2号にGoogleカレンダーアプリをインストールさせ、他の家族の共有用カレンダーが表示されることを確認し、本人の共有用カレンダーも設定し、他の家族からも確認できることをチェック。これがまた、2号のiPhoneデフォルトカレンダーにはうまく取り込まれなかったりしたのですが、本人曰く「もう使わないからいい」そうなので、カレンダーはGoogleに一本化しました。

Google カレンダー

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ようやく、各人のカレンダー上に共有したい予定を入れて見られるようになりましたので、誰がどういう予定でいるのか分かりやすくなりました。ファミリー共有カレンダー上に山ほど入れていた予定はそれぞれの予定に分散吸収して完了。ぐっとわかりやすくなり、ホッとしました。

2019年4月始まりのアクションプランナー

秋口になると翌年の手帳がどっと発売され、文具店や書店に手帳コーナーができます。雑誌にも手帳の特集が組まれたりして、スマホ全盛期であってもアナログの手帳は人気継続のようですね。

学校や官庁、企業の多くの会計年度が4月〜3月であっても、年の始まり感が重要なのか、手帳の多くは1月始まりのようです。私も長いこと1月始まりの手帳を使ってきましたが、年明け1月〜3月の予定の管理がしづらいため、2014年から4月始まりに切り替えて現在に至ります。

そしてなぜか4月始まりの手帳の発売は、1月始まりに比べてずっと遅くて、2ヶ月前前後といったところ。ここ12年ずっとアクションプランナーを使っていて、4月始まりに変えてからもずっとなのだけれど、昨年などは2がつになってもまだ発売にならなくてやきもきしました。予告も出ていなかったように思います。

それに比べて今年は1月17日発売という予告が出ていて、前週からカレンダーに注文予定を登録して楽しみに待っていました。Amazonでリフィルの取扱いが始まってからずっとリフィルのみ購入しているので色を選ぶ楽しみとか全然ないのですが、新しい手帳は嬉しいです。

今年の手帳の始まりは3月11日(月)。早速3月分の予定、4月以降の重要会議予定を転記。今年初めて日程表をもらいましたが、年間会議予定はどうやら前年末あたりに決定する模様。。

先日、昔の手帳をOCR検索して調査するというのをやってみて思ったのですが、手帳に予定がしっかり書いてないと後から見たときのがっかり感が半端ない。ログはデジタルにお任せするにしても、予定くらいはきっちり書いておこうと思ったことでした。