今年の総会の準備は、去年に比べればずいぶん見通しが良くなっていい感じで進捗しているようなことを4月の終わりに書きました。
連休が明けて5月になったところ、急に忙しいと言う発言を担当者からもらっていまして、どうもここへきて崖っぷち感が強くなっています。
例年通り、4月のうちに招集通知の原稿を用意して、5月になってからその確認調整、5月半ばにある取締役会にかけ、その承認を待って校了し、印刷・発送の準備にかかるというのが流れになります。
読み合わせしてその結果を反映した修正をかけると言うところはまぁうまくいっていて、膨大に修正があるものの、そこはチェックしてよかったなぁとか皆さんに気づいてもらえて良い品質のものができたというものだったのです。
が、問題は、今年からフルカラーに変えて、図表や写真を多く掲載することになったのですけれども、その取り込みや作成が自前で全部はできなくて、印刷業者に頼まなくてはいけなかったり、そもそもデータを自分で用意できないので他の部門からもらったりしています。
そこの時間の読みがしきれないというか、締め切りを一旦設定してもうまく守れなかったり、後から修正がさらに入ったり、その両方が重なったりして当初設定していたスケジュールが押す格好になりました。
初めてやっていることであるため、動きが読み切れないので、遅延する原因が想定できておらず、その事態になって初めて対応を迫られることが何度もあり、こちら側の担当としては業者とやりとりが何度も発生したり、協力してもらう部門を何度も急かしたりしつつ、最後まで修正の要望が入ったりして振り回されているように思います。
実際に手を動かすよりも全体を見る立場で見ているため、「今頃何を言ってるのよ〜！！」と言う叫びが出そうになることもしばしばで、ここで声を荒らげて怒っても仕方が無いのはわかりきっているので実際にはやりませんけれども、来年に向けて原因の特定とやり方の変更申し送りは確実にしておく必要がありそうです。
全く初めてのことをいろいろな部門を巻き込んで外部の使いつつやる、しかもスケジュールがタイトであるというのはなかなか難度が高いです。なので最初の年は綱渡りになるのは仕方なく、そこで乗り切って終わりではなくしっかり原因を分析して次の年から標準化できて質の良いものにするのが必要かなと思います。
最初から、全体を見通すことができれば、そして全体だけではなくて細部まで見通すことが同時にできれば最初から想定をして組んでいくことができるのですが、今までやっている人にどれだけ聞き取りをしてもそこまでは出てこないと言うのが経験上明らかなので、一旦通るしかありません。ここが最初からできるようになれば随分楽になるし短くなると思うのですがなかなか方法は見つかっていません。
ということで、校了が終わって印刷に入るまでしばらく気が抜けない日々が続きそうです。
