佳境の4月、取締役会２回の5月を通過し、6月に入りました。
4月の記事には、総会関係のお仕事として以下の1〜６を挙げていますが、総会は招集取締役会で終わらんだろ〜と今読むと突っ込みたくなりますね。当然この後にリハーサルがあり、本番があります。ので、追加してみました。
- 2月3月あたりから情報が見えてくる参考書類の作成
- 決算の進行とともに情報が揃ってきて数字が固まると一気に詰める必要がある計算書類等の作成（→監査役：現在は監査等委員会へ）
- 図表や任意記載を整えて招集通知の形にする
- 事業報告のスライド作成
- 議長シナリオ作成
- 招集取締役会準備
- 想定問答作成
- リハーサル（1週間前と前日の２回）
- 本番
さて、5月の招集取締役会が概ね20日頃の開催です。招集通知はこれに向けてひた走り、招集決議を受けて翌日校了となります。ここまで完成度を高めてきて修正指示なく承認があったらそのまますぐ校了できそうなものですが、改めて全体を読み直してみると細かい気づき事項があったりしてあんまりすんなり校了に行けないのが毎年です（ここも申し送りが必要そうだ、となった今年です）。
これが終わると前半の山を超えますので、事業報告スライドの作成（ナレーションを入れた動画を作成し、関係者を集めて上映会をやり、細かい修正をして校了する）、議案上程時に投影するスライドの作成、議長シナリオの作成に進みます（というか、これらは5月の半ば頃から作業開始していて、招集通知が終わると本格化する格好です）。並行して、登壇する事務局の方で想定問答の作成が佳境になり、リハーサルの準備として実施要領と役員向けの注意事項の更新、過去の質疑応答の整理などを行います。
これらが大体出来上がってくるのが6月の10日あたりで、この前後に役員向けに資料を送信しています。また、同時期に、管理部門各署から応援のスタッフをお願いし、リハーサルと本番のスケジュールを共有していきます。役員の当日スケジュールもこの時期には確定して資料に含めて送信する流れです。
今年はコロナ以降久しぶりに役員を全員リアル登壇にするつもりで準備しており、そのためもあって当日のスケジュールを早くから調整したり、トップからずいぶん細かいところまで総会の準備状況について質問されて驚いたりしておりました。取締役会でも何度も当日のスケジュールを説明したりしてきております。
リハーサルに来てもらう弁護士や証券代行に依頼をかけたり、質問株主役の従業員に依頼をかけたりも一通り終了し、来週には紙の招集通知の発送を迎えます。翌日あたりから議決権行使が始まりますね。
3営業日に定例で行っている取締役会の事前説明会も実行し、6月も定例分と総会後取締役会の２回分を説明しました。ここで総会後の定例議題は会社法の要請事項が多いため、こちらのチェックにも精を出しておりました。
ここまであれこれミスもありましたし、慌てることもありましたが、まあなんとかリハーサルまで漕ぎ着けられそうだ、と目処が立って一段落感が出てきております。
この間も関係ない指示や質問はたくさん飛んできていて、気が休まらない感じが続いていたのですが、それもだいぶ緩和されるのではないかと期待しております。
などと穏やかな気持ちになっていた本日の定時頃、記載事項に誤りが見つかったと経理から連絡が入り、「！！！」となっている週末なのでした。また訂正かよ〜。
