裁決書が届き、手続きが一段落しました。
手続きが一段落するまでって、関連書類はスキャンしても捨てにくい。取り出して眺めるのに紙の方がやりやすかったりもするし、原本って捨てるのに躊躇があることもあります。逆に、いつか終わる手続きでは、綺麗にファイリングする気にもなれなくて、ぐちゃっとその辺にクリアファイルに入れて突っ込んでいることが多いと思います。ていうか、綺麗にファイリングするって、今や仕事上でもプライベートでも存在しないのかも、ではありますが（大昔、紙のファイリングしかなかった頃はそうしてた、という話でしかない）。
仕事上でも、原本を取っているのは契約書くらいですね（PDF原本もあるし、電子サインも普及してきていますので、割合は減少中）。コロナが輪をかけて電子化しましたし。
ということで、そろそろこの不服申し立て関係の手続き書類も紙は処分していいかしら？と思ったという話です。
デジタルがあればアナログは不要
書類については10年ほど前に片付け祭りをやりました。当時は拠点1の戸建ての頃で、カナダから持ち帰ってきた書類がまだ山となっていて、これをずっと抱えていくというわけにもいかないでしょう、この家にずっと住み続けるわけでもないのだし！で思い切って手をつけました。
「書類は基本全捨て」とこんまり流では言われたりしていましたが、そこには賛成しかねるところがあって、ほぼ全部スキャンしました（片付け祭りをやっている間にも軸がブレたことがあり、捨ててしまった書類に今でも後悔が残る。。）。デジタルに保管していて必要になれば（欲しくなれば）取り出せるから捨てられるんですよ。印刷によって再現もできるから強いんですよ。
「思い出書類」とでもいうべきカテゴリのものが大量にあって、これも難儀でした。。時間かかったけど、全部スキャンしてEvernoteに放り込みました。
この一連の片づけ祭りを経て、「書類は全スキャンの上捨てる」原則ができあがったと思います。おかげでどこに何があるか悩まなくなりましたし、あるはずなのに出てこない悩みもほぼなくなりました。収納スペースの大半を占めていたのは書類と本でしたので、ストック書類を処分してからは、フローで流入してくる書類をスキャンしてしまえば良くなり、楽になったと思います。従前よりは、紙で届くもの自体が減っていることもありますしね。
デジタルの良さは、物理的に離れていても確認ができることで、実家の介護体制を敷いて捨に実家で書類をスキャンできるようにモバイルスキャナーを買っています。
このScanSnap iX100は今でも現役で、毎回実家に持っていく荷物の中に入っています。今では拠点が2つなので拠点1でのスキャナとしても活躍中。
書棚1本収納の原則
拠点2
拠点2を開設したときに、持って行った書棚は1本と積読タワーでした。
自室は６畳で、小さなウォークインクローゼットがあるだけです。クローゼット内に入れるかこの棚に入れるかの2択です。そして、このくらいのスペースがおそらく自分のコントロールできる範囲としては最大で、これ以上になるとどこに何があるか分からないが始まってしまうのだと思います。
拠点1にあった棚4本を各1本に減らすまで
ずっと「身軽に暮らしたい」と嘯いていましたが、実際のところは、片づけ祭りの前も後もなかなか難しくて、棚は元々4本あったんですよね。全部に本や書類が入っていたわけではないけれど、4本使っておりました。紙の本は処分しても処分しても増える悩みがあり、自炊も大変で、崩壊しかかったことも何度も。
なんとか2本に減らし、いずれは積読タワーにだけにしたい！などと言っておりますが、いえいえ、そこまで行けたことはないです（汗）。
電子書籍の出版点数が増えた（紙しかない本が減った）ので、もっと書棚が減ってもいい気はするんですが、やっぱり気がつくと本が増えている。
まあこうした仕事系の本は、その旬が過ぎると処分できるようになるという意味で手続き書類に近いところがありますが、旬である間は何冊も同時並行で読みたいのでグッと増えてしまい、棚を圧迫して困ります。こっそり？会社の書棚に持って行ってしまうこともありますが、会社の書棚も保管スペースが限られていて毎年大掃除の時に処分しているような状態なのであまり大規模にもできない。
物理的に溢れてくる
という感じで、書棚は各拠点に1本で、増やすつもりはありません。これが身の丈というか、自分の管理できる最大限だと思っていますし、第一物理的に棚を増やすスペースもありません。が、ごく普通に暮らしていると、だんだんものが溜まってくるのはなぜでしょうか。。本も増えるし書類も増えるし小物も増える。仕事の繁忙期だったり意識が物理環境よりデジタルに向かっていると仮置きで済ませることが増えるためか、エントロピー増大して棚から落ちかかっている状態になりがちです。
おそらくそんな状況の中、「手続き完了したわ！」となり、んじゃ捨ててもいいかしら？と冒頭に戻ってくるわけですね。
まずはデジタルを整える
手続きの最中って、デジタルの方も仮置きが増える傾向にあります。この手続き、10月からやっていますので、長丁場で、余計そうなってます。後半の3ヶ月くらいはClaude Code導入し、Evernote脱出プロジェクトも始めたので、ファイル操作やフォルダ管理をClaude Codeが一緒にやってくれるようになったため、楽になってきています。まずここから今回も。
妹との共有のため、Googleドライブに書類を入れていたり、Evernoteに入れていたり分散もしていました。作業中ファイルも確定書類も一緒のフォルダに入れていて、整理されているとは言い難い。
まずは全部ファイルがあるかを見てもらい、あれ？一部の書類はOCRができていないよ？という発見もあり（文字層を追加してもらった）、ファイルの命名規則を整えた方が見やすいよね、というのも経て、綺麗に整理されて安心しました。これなら現物なくてもスッと取り出せるし、大丈夫。原本がないと認めません、という争いの話じゃないしね。
実家書類の状況に合わせて
とはいえ、今でも実家には介護関係も医療関係も紙がたくさん存在しており、スキャンした後も廃棄はしていません。幸いスペースにも余裕があります。
ということで、手続き書類の原本（こちらが用意した書類は原本ないですから受け取った方だけですが）は、次回実家に持ち込んで介護関係書類と一緒に保管することにします。区切りとしてはちょうどいいでしょう。
私の棚からは書類がなくなるので、破棄したのと同等の成果が得られます（嬉）。でもあんまり大きくスペースが空かないような。。他の整理も必要なんですね。はい。
